Kako obvladati zagonsko fazo projekta?

Začetek novega projekta je lahko zelo razburljiv, hkrati pa morate skrbno opraviti začetne korake, da si boste zagotovili pravi pristop. Na začetku projekta se zdi potrebnega veliko načrtovanja in dela. Dejavnosti ali nalog, ki jih je treba učinkovito izvesti v pravem zaporedju, je lahko na stotine.

Dejstvo je, da če boste svoj projekt razdelili na različne faze, boste lažje ravnali s projektnimi aktivnostmi in sprejemali prave korake za njihovo učinkovito upravljanje.  

Inštitut za upravljanje projektov (PMI) projekt razdeli na pet faz, kot so začetna ali zagonska faza, faza načrtovanja, faza izvedbe, faze spremljanja in nadzora ter nazadnje faza zaključka. Ta delitev vam lahko pomaga strukturirati svoja prizadevanja in jih razporediti v vrsto obvladljivih in logičnih korakov. Teh pet faz se vrti okoli cikla, ki je splošno znan kot projektni življenjski cikel.

Življenjski cikel projekta je zaporedje teh petih faz, od začetka do zaključka. Vsak projekt ima določen začetek in konec, cilje projekta, dejavnosti in končne rezultate. Življenjski cikel projekta obsega ukrepe, ki jih je treba izvesti tekom projekta ne glede na specifično delo.

Danes se bomo osredotočili samo na fazo zagona ali začetka projekta.

• Faza zagona projekta

Kot vidimo, je začetek projekta prva in nedvomno najpomembnejša faza življenjskega cikla projekta. Če je izveden na pravilen način, si utira pot do uspešnega zaključka projekta v okviru dodeljenega časa in proračuna.

Začetna faza projekta vključuje potrebne korake, ki jih je treba izvesti, preden je projekt odobren, čemur sledita načrtovanje in izvedba. Končni cilj je opredeliti projekt na visoki ravni in ga povezati s poslovnim primerom, ki ga želite rešiti.

V začetni fazi se ustvari in definira projekt. V tej fazi so opredeljeni tudi ključni parametri projekta, kot so projektna listina, obseg, cilji, zainteresirane strani in pričakovanja od projekta.  

Poglejmo na kratko te parametre enega za drugim:

• Izdelava projektne listine

Med začetno fazo morate ustvariti projektno listino ali z drugimi besedami projektni dokument (PID), ki opisuje namen in zahteve projekta. Poleg tega vključuje tudi podrobnosti, kot so potrebe podjetja, vključene zainteresirane strani, obseg, cilji in splošni cilji. Vodjem projektov zagotavlja osnovo za določanje projektnih odločitev in zagotavljanje, da so v skladu s strateškimi cilji organizacije.

• Opredelitev obsega projekta

Obseg projekta vključuje cilje, proračun, časovni razpored in končne rezultate projekta. Čeprav se obseg lahko sčasoma spreminja, je potrebno že zgodaj določiti obseg, da je mogoče uskladiti pričakovanja z vsemi deležniki.

• Določanje ciljev projekta

Opredelitev projektnih ciljev vam lahko pomaga, da se izognete morebitnim tveganjem in projekt usmerite k uspehu. Z jasnim naborom ciljev bo projektna skupina tudi ostala na pravi poti, ker bo vsak član ekipe natančno vedel, za kaj si prizadeva. Cilji projekta morajo biti SMART, saj naj bodo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno usmerjeni.

• Vpletenost vseh deležnikov

Kot vodja projekta morate zagotoviti, da so vse pomembne zainteresirane strani vključene že zgodaj in pri sprejemanju ključnih odločitev za projekt. Večina vodij projektov ta vidik pogosto spregleda, zato je ključno upoštevati vse, na katere projektni načrt, končni izsledki in izid lahko vplivajo ali jih zanimajo. Zainteresirane strani v projektu so lahko notranje in zunanje. Da bi ohranili preglednost celotnega projekta, morate biti opremljeni s potrebnimi orodji in tehnikami za učinkovito komunikacijo z zainteresiranimi stranmi.

• Določitev jasnih pričakovanj

Določitev jasnih pričakovanj, ciljev, rokov, virov in končnih rezultatov projekta je ključnega pomena za uspeh projekta. Če boste vnaprej vložili potreben trud, boste zainteresiranim stranem sporočili potencialna tveganja in vprašanja ter nato predano izvajali projektne dejavnosti, kar bo močno vplivalo na uspeh projekta.

Odgovoriti morate na šest pomembnih vprašanj

Projekti so lahko tako preprosti kot zapleteni. S spremembo obsega in velikosti projekta se spremeni njegova zapletenost, ki lahko vpliva na vse strani, vključene v projekt. Tu je nekaj pomembnih vprašanj, na katera lahko odgovorite, če želite kateri koli projekt bolje začeti.

i. Kaj je treba storiti v tej zgodnejši fazi, da se poveča verjetnost uspeha projekta?

To vprašanje vas pripelje do razmišljanja o ključnih stvareh, ki jih morate početi v izhodišču. Pogosto na začetku, zlasti pri velikih projektih, ljudje vse svoje napore usmerjajo v načrtovanje. Čeprav je načrtovanje vsekakor pomembno, včasih obstajajo ukrepi, ki niso »načrtovanje«, ki jih je treba izvesti zgodaj.

ii. Katere so ključne spretnosti, ki jih ljudje potrebujejo za dokončanje projekta?

Projekta ne moremo izvesti sami, ne da bi imeli posebno projektno skupino. Zato je nujno, da v ekipo vključite prave ljudi s pravimi znanji in to je treba storiti čim prej.

iii. Kako lahko vplivate na člane projektne skupine, da ostanejo predani projektu?  

To je zelo pomemben vidik. Cilje morate sporočiti članom svoje ekipe in jih seznaniti, zakaj jih želite v svoji ekipi, o vlogah, ki jih bodo prevzeli, ter jih vzpodbuditi k sodelovanju tudi, če imajo drugačne konkurenčne interese.  

iv. Kateri so glavni rezultati projekta?  

Ključni del vsakega projektnega načrta je opisati, kakšni bodo rezultati. Odgovor na to vprašanje je kritičen del vašega načrtovanja projekta in je včasih spregledan, saj se ljudje preveč osredotočajo na druge dejavnike.

v. Kako podroben mora biti projektni načrt v tej fazi?  

Pomislite na zapletenost projekta, število vključenih ljudi ter spretnosti in izkušnje teh ljudi. Vsi ti dejavniki lahko vplivajo na odločitev, kako podrobno boste sestavili načrt. Naj bo vaš načrt dovolj podroben, da bodo ljudje jasno seznanjeni z rezultati in bodo vedeli, kaj se od njih pričakuje.

vi. Katere ukrepe je treba sprejeti na tej stopnji, da se omejijo projektna tveganja?  

Razmisliti morate o koncu projekta. Predstavljajte si, kakšne ovire in ozka grla lahko preprečijo uspešno dokončanje projekta. Nato stopite nazaj in se vprašajte, kako lahko premosite te ovire in jih odstranite. To je eden najboljših načinov uporabe vašega časa na začetku, tj. sprejeti ukrepe za zmanjšanje ali odpravo težav, še preden lahko pride do zastoja ali zamude vašega projekta.

Vloga in pomen vodje projekta v začetni fazi

Vodja projekta je oseba, ki je odgovorna za vodenje projekta. Z drugimi besedami, vodje projektov so nosilo projekta. Zagotavljajo, da je projekt končan v določenem roku in stranki dostavljen brez napak. Vodja projekta obravnava vse vidike projekta od njegovega začetka do zaključka.  

Med začetno fazo projekta se vodja projekta osredotoči na razvoj projektne infrastrukture, ki je potrebna za izvedbo projekta, in na razvijanje jasnosti glede projektne listine in obsega. Razvoj projektne infrastrukture je lahko pri projektu z nizko stopnjo kompleksnosti preprosta naloga.

Za izvajanje omenjenih nalog v zgodnejši fazi mora vodja projekta imeti kombinacijo tehničnih, vodstvenih in mehkih veščin. Imeti mora vodstvene lastnosti in sposobnost postavljanja prodornih vprašanj, odkrivanja neutemeljenih predpostavk, razumevanja deležnikov, vključenih v projekt, in s tem povezanih vlog in odgovornosti v projektu ter zmožnost reševanja morebitnih konfliktov med deležniki.

Lahko to naredimo še bolje skupaj?

Poskusimo ...

V easy.bi vam lahko pomagamo od prvega koraka naprej. Oglejte si naše projekte.

Za več informacij se lahko obrnete na nas ali se prijavite na e-novice in prejmete uporabne vsebine neposredno na svoj e-naslov.

‍