Kako vam lahko agilni pristop pomaga obiti 10 pogostih pasti pri vodenju projektov
Danes bom izpostavil, kako vam lahko agilni pristop pomaga izogniti se 10 najpogostejšim napakam pri vodenju projektov in zakaj je ta pristop drugačen.
Agilna metodologija vodenja projektov je pristop k vodenju projektov, ki v zadnjih letih postaja vse bolj priljubljen. Za razliko od tradicionalnih metod vodenja projektov, ki pogosto temeljijo na zaporednem in linearnem procesu, agilno projektno vodenje temelji na konceptu iterativnega in postopnega razvoja. To pomeni, da namesto, da bi poskušali načrtovati vsak korak projekta vnaprej in ga nato izvajati v skladu s tem načrtom, agilna metodologija spodbuja ekipe k bolj prilagodljivemu pristopu ter spreminjanju poteka na podlagi povratnih informacij zainteresiranih strani in končnih uporabnikov.
Cilj agilnega vodenja projektov je zagotoviti, da so projekti uspešno zaključeni in ustrezajo potrebam vseh deležnikov, hkrati pa ostati v okviru proračunskih in časovnih omejitev. Glavna prednost uporabe te metodologije je, da se izognemo številnim običajnim pastem, ki lahko vodijo do neuspeha projekta. Nekatere najpogostejše napake, ki se jim je mogoče izogniti z agilnim vodenjem projektov, so naštete v nadaljevanju.
1. Osredotočanje na napačne stvari
Pri tradicionalnem vodenju projektov je pogosto skušnjava osredotočiti se na izpolnjevanje določenih rokov in dokončanje nalog v določenem vrstnem redu, tudi če to pomeni zanemarjanje pomembnih vidikov projekta. Pri agilnem projektnem vodenju se ekipe spodbuja, da nenehno pregledujejo svoje prednostne naloge in se po potrebi prilagajajo, da zagotovijo, da vedno delajo na najpomembnejših nalogah.
2. Pomanjkanje komunikacije in sodelovanja
Pri tradicionalnem vodenju projektov je članom ekipe, ki se nahajajo na različnih lokacijah, pogosto težko učinkovito sodelovati. Pri agilnem vodenju projektov pa ekipe sodelujejo v kratkih ciklih (ali »šprintih«), da zagotovijo, da so vsi vedno na tekočem o statusu projekta in da so naloge opravljene učinkovito.
3. Nerealni roki
Pri tradicionalnem vodenju projektov je pogosto skušnjava določiti preveč ambiciozne roke, da bi naredili vtis na deležnike ali izpolnili druge obveznosti. Pri agilnem vodenju projektov pa se ekipe spodbuja, da so realistične glede tega, kaj je mogoče doseči v določenem časovnem okviru, in da se izogibajo pretiravanju.
4. (Ne)nadzor nad obsegom
Pri tradicionalnem vodenju projektov je pogosto težko nadzorovati spremembe obsega projekta, ko se delo začne. Pri agilnem vodenju projektov pa so spremembe sprejete, če ne ovirajo sposobnosti ekipe, da izpolni svoje roke in prvotne cilje projekta.
5. Uporaba zastarele tehnologije
Pri tradicionalnem vodenju projektov se je pogosto treba zanašati na stare tehnološke sisteme, ki jih je morda težko posodobiti ali spremeniti. Pri agilnem vodenju projektov pa se ekipe spodbuja k uporabi sodobnejših tehnologij, ki jih je lažje prilagajati in po potrebi spreminjati.
6. Nejasne prioritete
Pri tradicionalnem vodenju projektov je težko določiti, katere naloge so najpomembnejše. Pri agilnem vodenju projektov pa se prioritete nenehno ponovno ocenjujejo in po potrebi prilagajajo, da se zagotovi, da so najbolj kritične naloge vedno obravnavane prednostno.
7. Pomanjkanje motivacije ekipe
Pri tradicionalnem vodenju projektov se lahko zgodi, da člani ekipe tekom projekta postanejo izgoreli ali nezainteresirani za nadaljnje delo. Z agilnim projektnim vodenjem pa se člane ekipe spodbuja k sodelovanju v celotnem projektnem ciklu in k nenehnemu prevrednotenju svojega dela, da ostanejo motivirani in angažirani.
8. Neučinkovita poraba virov
Pri tradicionalnem vodenju projektov je pogosto treba dodeliti sredstva na način "ena možnost ustreza vsem", čeprav to ni idealno za določeno nalogo. Pri agilnem vodenju projektov pa se ekipe spodbuja k bolj prilagodljivemu pristopu, ki jim omogoča, da se po potrebi prilagodijo glede na zahteve vsake posamezne naloge.
9. Preozko definiranje nalog
Pri tradicionalnem vodenju projektov je so naloge običajno definirane preozko, kar povzroči prekrivanje in podvajanje dela. Po drugi strani pa so pri agilnem vodenju projektov naloge na splošno razdeljene na manjše, bolj obvladljive dele, da se zagotovi, da se vsi člani ekipe vedno zavedajo, na čem morajo delati.
10. Pomanjkanje dokumentacije
Pri tradicionalnem vodenju projektov se običajno podrobna dokumentacija v smislu pregleda dela in nalog izdela šele po zaključku projekta. Pri agilnem vodenju projektov pa se ekipe spodbuja, da svoje delo dokumentirajo že med samim potekom ter tako zagotovijo, da so vsi člani vedno enotni in korakajo pravemu cilju naproti.
Z izogibanjem tem pogostim pastem vam lahko agilno vodenje projektov pomaga zagotoviti, da so projekti uspešno realizirani in izpolnijo vsa pričakovanja vaših deležnikov.
