Kako priti pri projektu najhitreje in najceneje do cilja?

Pri vsakem poslovnem projektu obstaja generalna želja čim hitreje in čim bolj učinkovito priti do želenega končnega rezultata. Toda do tja vodi mnogo poti, med katerimi je tudi nešteto slepih ulic. Danes bom z vami delil vpogled v agilni pristop, ki ga uporabljamo pri easy.bi.

Ob začetku sodelovanja je potrebno zaznati strankine resnične potrebe

Ob začetku sodelovanja si v easy.bi prizadevamo s pomočjo pravih vprašanj čim bolj jasno, oprijemljivo in natančno definirati tako želje kot tudi ključne potrebe stranke, ki so v ozadju teh želja. Ponovno se bom vrnil k primeru gradnje hiše, ki sem ga pojasnil tukaj, saj omogoča zelo jasno predstavo o tem, kateri dejavniki odigrajo ključno vlogo.

Recimo, da stranka do izvajalca pride z željo, da si želi velika okna. V tem izhodiščnem procesu je ključnega pomena, da jo izvajalec s pravimi vprašanji vodi toliko časa, dokler ne prideta do ključne potrebe, ki je v ozadju strankine želje glede velikih oken. Recimo, da stranka izpostavi, da si želi svetlobo, saj rada zajtrkuje ob svetlobi. S tem pridobimo informacijo, da je za stranko ključno imeti svetlobo v jutranjem času in ne zvečer. Iz tega mora izvajalec sestaviti dobro in utemeljeno zgodbo, v kateri jasno definira vzročno-posledično relacijo, torej: stranka potrebuje svetlobo, ker želi jesti zajtrk na soncu. Za izvajalca je to nujen podatek, saj pomeni, da morajo okna jedilnice umestiti na vzhodu in ne na primer na jugu, kjer bo sicer prav tako dovolj sonca, vendar ne zjutraj, ko ga stranka najbolj želi.

Kaj tak pristop prinaša in v čem je drugačen?

Ključna prednost tega pristopa je na eni strani to, da od izvajalca zahteva osredotočanje na ključne bolečine stranke in da jih zna tako dobro opisati in definirati, da bo rešitev neposredno odgovorila točno nanje. Po drugi strani pa obstaja velika razlika še v naslednjem koraku.

Pri klasičnem projektnem managementu v vseh panogah se je običajno uporabljal (in se še vedno) tako imenovan proces „slapa“ (eng: waterfall), ki pomeni, da na eni strani izvajalci dobivajo polno zahtev in želja, ki jih ves čas implementirajo in nanje odgovarjajo, vendar pa se po drugi strani nastajajočega izdelka ali rešitve z naročnikom ne verificira pravočasno. Pri klasičnem pristopu k projektom običajno faze priprave trajajo dolgo in ko se na koncu predstavi končna rešitev, zelo pogosto ni skladna s pričakovanji.

Zakaj? Zelo velikokrat se zgodi, da med samim procesom rešitev „povozi čas“ ali pa se vmes ogromno situacij spremeni, kar ponovno sabotira tovrsten pristop. Agilni pristop se s tega vidika zelo razlikuje, saj je ključno gonilo delati več malih korakov in čim hitreje dajati neke vmesne rešitve, ki jih je mogoče ovrednotiti in na podlagi njih spremljati, ali se projekt razvija v pravo smer.  

Boljše je delati manjše, hitre korake, vreči stran in izboljšati, kolikokrat je potrebno, saj je mogoče preko tega procesa lažje, hitreje in bolj učinkovito priti do produkta, ki bodisi izpopolni začetno zgodbo bodisi upošteva morebitne spremembe v poslovnem procesu.

Andrej Lovsin

Katere prednosti prinaša agilni pristop stranki?

Vrnimo se k našem arhitekturnem primeru. Klasičen postopek bi bil, da bi zelo dolgo zbirali ideje in se pogovarjali o več možnih rešitvah. Nato bi se narisala jedilnica, ki bi se jo gradilo, pri tem bi se vključilo še kup drugih stvari, kot na primer električne napeljave in vse ostalo, kar bi se z začetnega vidika zdelo smiselno in po končani gradnji bi stranka vstopila v dokončano jedilnico. Vendar bi prišlo do težave, da v njej bodisi ob desetih ni sonca bodisi da se je vmes situacija že spremenila in oseba zaradi drugih obveznosti več ne more zajtrkovati.

Pri agile pristopu bi bila situacija bistveno drugačna. Izvajalci bi rekli, da bodo stranki za začetek iz papirja postavili dve ključni steni, vanje izrezali odprtino za okno, steni v roku dveh dni postavili na ustrezno lokacijo, dodali še improvizirano plastično mizo ter stranko povabili, da pride v to sobo zajtrkovati. Tako bi lahko hitro ugotovila, ali je rešitev že prava, v nasprotnem primeru pa bi se papirje zavrglo in čez dva dni spet postavilo novo improvizirano sobo.

Sicer je narava človeka taka, da ne maramo „zavreči“, ampak po drugi strani se najdražje napačne investicije zgodijo zato, ker izvajalci stremijo k želji po popolnosti, ki pa je brez vmesnih korakov v večini primerov ni mogoče doseči.  

Boljše je delati manjše, hitre korake, vreči stran in izboljšati, kolikokrat je potrebno, saj je mogoče preko tega procesa lažje, hitreje in bolj učinkovito priti do produkta, ki bodisi izpopolni začetno zgodbo bodisi upošteva morebitne spremembe v poslovnem procesu.

Kaj stranki daje vedeti, da je sodelovanje na pravi poti?

Zelo pomembno je, da izvajalec nakaže jasno pot, torej da ne podaja zgolj obljub o rezultatih, temveč nakaže pot, ki bo prej ali slej pripeljala do želene rešitve strankine „bolečine“ ali pa odkrila na poti nove izzive ali izboljšave le-teh. Tudi klasičen pristop to sicer na papirju obljublja, ampak pri agilnem pristopu stranka neprestano sodeluje v vseh vmesnih korakih in kontrolnih točkah. Namesto da 2 meseca čaka na jedilnico, za katero ni nujno, da bo zadostila njenim potrebam, lahko že v nekaj dneh pride do kartonaste konstrukcije, s katero lahko preveri, ali je njena odločitev zares optimalna.  

Kratek povzetek

Agilen pristop po mojih izkušnjah omogoča eno najhitrejših in najbolj cenovno optimalnih poti do končnega rezultata pri izvedbi projektov. Odgovor, zakaj je temu tako, je mogoče razbrati iz sledečih ključnih točk.

1. Na začetku sodelovanja je naloga izvajalca, da s pravimi vprašanji pride do ključne potrebe stranke in jo jasno definira oziroma opiše, kar je izhodišče za vse nadaljnje korake. To je bistveno za celoten postopek.
2. Vmesne rešitve in posamezni koraki projekta so pripravljeni hitro in v kratkih intervalih, tako da lahko stranka čim hitreje dobi realne povratne informacije in spremlja potek projekta.
3. Pri agilnem pristopu se izognemo izzivu, da bi na koncu stranki predložili rešitev, ki ni skladna z njenimi pričakovanji in izhodiščno željo, saj je stranka ves čas vpeta v proces in dobiva jasne povratne informacije, ali projekt poteka v želeni smeri.
4. Daleč najceneje in najhitreje je pred na primer dejansko gradnjo postaviti kartonasto konstrukcijo, preveriti, če vse služi svojemu namenu in jo po potrebi podreti ter postaviti na novo. Če se že na začetku lotimo konkretne gradnje, kasneje ne moremo oziroma težko kaj spremenimo, vsekakor z bistveno večjimi stroški in porabljenim časom.

Bi radi vedeli več?

Z agilnim pristopom skrbimo za digitalno preobrazbo in vam lahko pomagamo pri najučinkovitejšem doseganju ciljev. Obrnite se na nas in iz prve roke izkusite, kako je sodelovati z nami.