Kako ohraniti ravnotežje pri upravljanju projektov?
Tokrat se bom dotaknil zanimive teme, ki je sicer zelo široko področje, vendar pride na neki točki v ospredje praktično pri vsakem projektu. Spregovoril bom o tako imenovanem scalingu in o tem, kako v praksi doseči pravo ravnovesje, ki vodi do boljših rezultatov in ne do kaosa.
Znano je, da povečevanje števila ljudi, ki so zadolženi za reševanje določenega problema, ne pomeni, da ga bomo lažje rešili. Prava skrivnost je najti način, kako tekom rasti postajati bolj učinkoviti – in to je prava vloga scalinga.
Scaling v praksi
Ko se podjetje loti nekega novega projekta, v določeni fazi pride do točke, da mora pričeti s scalingom. Denimo, da se obseg nalog zelo poveča in jim izhodiščna ekipa ni več kos. V tej fazi se menedžer zagotovo loti iskanja rešitve na način, da zaposli nove ljudi ali jih prerazporedi na projekt, kar je smiselno in smotrno. Vendar pa je to učinkovito samo do določene točke, saj začnejo prej ali slej nastajati ozka grla, zaradi katerih tudi množica dodatne delovne sile ne pomaga več.
Koliko delavcev lahko najbolj učinkovito in najhitreje zgradi hišo?
Za boljše razumevanje bom uporabil primer gradnje hiše, ki si ga je mogoče dobro predstavljati. Če se bomo na primer odločili, da želimo celotno hišo zgraditi s pomočjo petih ljudi, bo to sicer pogojno izvedljivo, vendar bo postopek zelo dolgotrajen. Če povlečemo vzporednico s prej omenjenim poslovnim projektom, bi se torej na tej točki odločili, da v projekt gradnje hiše vključimo več ljudi.
Če recimo ekipe povečamo sorazmerno in jim omogočimo, da lahko vsaka opravlja svoje delo, potem nimamo težav. Če pa bi želeli projekt zelo pospešiti in bi se odločili, da bo hišo gradilo 70 ljudi, naletimo na nesorazmernost. Nastala bi namreč številna ozka grla, saj ne bi imeli dovolj mešalnikov, materiala, prav tako pa različne ekipe ne bi mogle naenkrat delati del, ki si morajo na primer slediti v določenem zaporedju.
Enako se zgodi pri projektih, zato je ključno, da se scalinga lotimo premišljeno, preudarno ter ne pozabimo na fazo konsolidacije, ki pomaga odpraviti ozka grla.
Rasti morajo vsi segmenti, ne samo eden
Pri projektih je ključno, da smotrno prilagajamo vse segmente, ne pa samo povečujemo število ljudi, ki so za projekt zadolženi. V software developmentu je na primer tako, da je okolje običajno pripravljeno za neko omejeno število ljudi. Ne morejo na primer štirje ljudje hkrati pisati isto kodo ali delati neko funkcionalnost naenkrat, saj ni vzpostavljena primerna infrastruktura, ki bi to podpirala. To je podobno, kot da bi pri gradnji hiše imeli na gradbišču dva mešalca, nanju pa bi čakalo 10 ljudi, ki bi ji hoteli uporabiti hkrati.
Dobra praksa v easy.bi
na easy.bi , takšne izzive večinoma rešujemo z dobro organizacijo in izkušnjami, kako je mogoče optimalno upravljati velike projekte. Prav tako smo določili takšno infrastrukturo, znotraj katere imamo strokovno pozicioniranje orodij za razvoj, da lahko do določene točke razmešamo z več ljudmi. Kljub temu ves čas iščemo ravnotežje in uporabljamo najpomembnejši ključ – fazo konsolidacije, ki optimizira projekt, odpravlja ozka grla s človeškega in tehnološkega vidika ter ustvarja optimalne smernice za nadaljevanje dela.
