Kako jasno izraziti svoje projektne zahteve?

Uspešnost katerega koli projekta je vedno odvisna od vseh deležnikov, ki pri projektu sodelujejo, vendar se bomo danes osredotočili na vlogo naročnika. Rad bi vam namreč pokazal najbolj učinkovito pot in korake, kako doseči, da boste kot naročnik vedno dobili tisto, kar pričakujete in si želite.

Izhodišče, pri katerem se je potrebno najprej ustaviti, kadar začenjate katerikoli projekt, so pričakovanja. Sami jih kot naročnik seveda poznate, a prava umetnost je, kako jih skomunicirati in pravilno izraziti izvajalcem ali skrbnikom za vašo projektno rešitev. Glede na to, da sem bil sam največkrat v vlogi projektnega vodje, vam lahko jasno predstavim svoj vidik in ključne nasvete, s katerimi pomagam svojim naročnikom. Kadar se na uvodnem sestanku začnemo pogovarjati o našem sodelovanju in rešitvi ali produktu, ki ga bomo skupaj ustvarili, si želim najprej izvedeti, kaj so ključni izzivi ali tako imenovane bolečine, ki jih želite vi kot naročnik razrešiti.

Običajno kot naročnik svoje težave in bolečine, ki jih želite razrešiti, zelo dobro poznate. Jaz kot vodja projekta si na drugi strani od vas želim jasno informacijo in predstavitev teh ključnih bolečin, da se lahko premaknemo k naslednjemu koraku. Vendar na tej točki pride do izziva, ki ga bom podrobneje razložil v nadaljevanju. Po mojih izkušnjah namreč naročniki največkrat svoje bolečine izrazijo že s konkretnimi predlogi, ki jih želijo, namesto, da bi jasno komunicirali svoje potrebe , ki so šele podlaga in pravo izhodišče za iskanje najbolj optimalnih rešitev.

Kako jasno izraziti svoje potrebe in želje?

Poglejmo si situacijo na enostavnem primeru, s katerim se lahko vsi poistovetimo. Recimo, da se odločite za gradnjo hiše. Odpravite se k arhitektu in na prvem sestanku mu želite predstaviti svoje želje. Toda tega se večina investitorjev loti na način, da začne naštevati, kako veliko hišo si želi, kakšna okna, kakšna vrata, koliko kvadratov za posamezne sobe in podobno. Dober arhitekt stranko na tej točki ustavi in jo s premišljenimi vprašanji začne usmerjati, da izrazi svoje prave potrebe. Kaj to pomeni? Arhitekt je tisti, ki bo na podlagi vaše situacije zadolžen za iskanje rešitve, zato od vas potrebuje informacije, kot so na primer, da imate tri otroke in da vsak od njih potrebuje svoj prostor, da pogosto delate od doma in potrebujete miren kotiček ali pisarno, da imate velikega psa, ki potrebuje dovolj gibanja in velik vrt … Vse to so ključna izhodišča, iz katerih bo arhitekt lahko za vas oblikoval predloge in poiskal celostno rešitev, ki vse to upošteva in vaše želje ter potrebe realizira. Enako je s projektnim vodenjem. Bodite zelo pozorni in se pri komunikaciji osredotočite na čim bolj jasno izražanje svojih potreb, predlaganje rešitev pa prepustite ponudniku, ki ga za pripravo rešitve ali produkta želite najeti.

Najbolj kritična točka v procesu: upravljanje pričakovanj

Za projektnega vodjo je vedno prva prioriteta priti do pravih zaključkov, kaj pravzaprav vi kot stranka želite. Za to je potrebnih kar nekaj izkušenj, da zna vodja celoten pogovor in proces usmerjati v pravo smer. V nadaljevanju želim nekaj besed nameniti eni od metod, ki se je pri mojem delu izkazala kot najbolj učinkovita in jo vedno uporabljam, da dosežem res dokončno razumevanje vseh deležnikov in uskladitev njihovih pričakovanj. Če se kot naročnik zavedate, kako pomembno je, da vas izvajalec pravilno razume, lahko tudi sami izdatno pripomorete k uspešni izvedbi projekta.

Najboljša praksa: vizualizacija pričakovanj

Pri komunikaciji o projektni rešitvi ali produktu se zelo pogosto zgodi, da imata dve strani dva popolnoma različna pogleda in pričakovanja, kaj je končna rešitev. Izziv pri tem je, da se mnogokrat na prvi pogled zdi, da se vsi sodelujoči pogovarjajo o isti stvari, vendar temu zelo pogosto ni tako.  

Kako preprečiti šume v komunikaciji?

Osebno se mi je kot absolutno najboljša tehnika izkazala vizualizacija. Ugotovil sem namreč, da je zgolj s pogovorom zelo težko ugotoviti, ali se vsi udeleženi pogovarjajo o isti zadevi. Kadar pa celoten proces in predlagano rešitev skiciramo na list papirja ali tablo (whiteboard) in ljudje gledajo to sliko, se dosti hitreje izkaže, ali si je kateri od deležnikov zadevo zamislil drugače.

To, da se kot naročnik prepričate, da vas izvajalec in vaš sogovornik zares razume, je ¾ uspeha.

Andrej Lovsin

Kot naročnik bodite VEDNO del procesa na vseh korakih

Drugi ključen izziv pri tem, da kot naročnik na koncu dobite tisto, kar pričakujete in si želite, je vaša udeleženost v procesu. Pri številnih projektih tudi v primeru, da so bila izhodišča projekta odlično in natančno dogovorjena, na koncu lahko pride do popolnoma neustrezne rešitve. Zakaj? Zato, ker je eno dobro definirati vse potrebno in doreči rešitve, ki imajo velik potencial zadostiti vašim potrebam, drugo pa je nato te rešitve zares realizirati in implementirati.

Kakršen koli projekt, še posebej razvoj rešitev in produktov, ni nikoli že v izhodišču fiksen, temveč se med procesom pojavijo še spremenljivke, ki vplivajo na končni izid. Če se vrnemo k našem primeru gradnje hiše, bi to v praksi izgledalo tako, da sredi projekta izveste, da boste dobili še enega otroka. Če tega ne skomunicirate pravočasno, tudi izvajalec ne more poiskati nobene rešitve, zato boste imeli ob predaji hiše eno otroško sobo premalo in nobene alternativne rešitve.  

Kadar ste v projekt aktivno vključeni in vas projektni vodja pravočasno obvešča o vseh fazah in stopnjah, vi pa njega o morebitnih spremenljivkah v vaših internih procesih, do tega ne more priti, saj obe strani pravočasno prepoznata, če se projekt še vedno odvija v želeno smer.  

Transparentna komunikacija je zlati ključ

Pri katerem koli projektu bodite vedno pozorni na transparentno komunikacijo in poskrbite, da ste kot naročnik ves čas aktivno vključeni v sam proces, kako se rešitev gradi za vas. Projektni vodja vas mora ves čas obveščati po poteku in tudi pridobiti vaše povratne informacije, ali še vedno vse poteka skladno z vašimi pričakovanji.

Kadar se odločite za razvoj rešitve, je bistveno, da se zavedate, da ne kupujete končanega izdelka. Proces ni enak, kot če bi šli v trgovino in izbrali izdelek, pri katerem točno vidite, kaj dobite. Pri razvoju nekega produkta ali projektne rešitve pa gre vedno za proces, pri katerem je vaš energijski in časovni vložek izredno pomemben.  

Še zadnji nasvet: upoštevajte potrebe vseh ključnih deležnikov

Še zadnji nasvet, da boste vedno dobili tisto, kar si želite in pričakujete, je, da pravočasno vključite vse ključne deležnike, ki so najbolj informirani glede procesa in ki bodo naročeni produkt ali proces koristili. Pomembno je, da je projektni vodja dobro seznanjen tudi z njihovimi potrebami, saj ravno izvajalci določenih procesov v podjetju najbolj natančno vedo, kaj potrebujejo za nemoteno delo, kaj jim manjka, kaj ne deluje, kot bi moralo ipd. Kadar pravočasno in pravilno vključite njihova mnenja in upoštevate vse prej naštete ključne elemente in korake, je zagotovljena uspešnost katerega koli projekta.

Povzetek 3 ključnih nasvetov

Če torej povzamem, je za to, da boste kot naročnik zares dobili tisto, kar pričakujete, smiselno slediti trem ključnim nasvetom.

1. Pomembno je, da se znate osredotočiti na izražanje svojih potreb (ne na predlaganja rešitev) ter tako projektnemu vodji pomagate, da zares pride do pravih zaključkov o vaših potrebah.
2. V drugem koraku je ključno, da se vsi sodelujoči pravilno razumete. Naštel sem, kaj vse je pomembno za transparentno komunikacijo, predlagam pa, da končni dogovor tudi skicirate in vizualizirate, saj je tako lažje povzeti pričakovanja deležnikov in ugotoviti, ali so zares usklajena.
3. Tretja ključna stvar je, da ste kot naročnik vedno del procesa na vseh korakih ter pravočasno sporočite spremembe, vključite vse, ki bodo rešitev/produkt uporabljali, in sledite, ali se vsi koraki odvijajo skladno z vašimi pričakovanji.

Imate vizijo in si želite slišati naše mnenje?

V easy.bi smo vedno pripravljeni na izzive in naše poslanstvo je, da vam pomagamo do naprednih rešitev, ki optimizirajo vaše poslovanje.

Smo le en klik stran … kontaktirajte nas!