9 ključnih vprašanj, na katera morate odgovoriti pred začetkom projekta
Želite začeti nov projekt z namenom, da svoj projekt dokončate pravočasno in v okviru dodeljenih stroškov z izpolnjevanjem najvišjih standardov kakovosti. Toda hkrati ste zmedeni glede tega, ali bo prinesel želene rezultate ali ne?
No, ključ do uspeha je pravilno načrtovanje projekta, ki velja za osrednji element sodobnega vodenja projektov. Pravilno načrtovan projekt bo zmanjšal negotovosti in povečal verjetnost uspeha projekta.
V resnici je najpomembnejša in žal zanemarjena faza projekta načrtovanje. Največkrat se osredotočamo predvsem na to, kako čim prej končati projekt, a tu se skriva past.
Znan je rek, da če vam ne uspe načrtovati, načrtujete neuspeh.
Večina projektov delno ali v celoti propade zaradi slabega načrtovanja, skupaj z drugimi razlogi, kot so slabo upravljanje zahtev, pomanjkanje sredstev in nerazumevanje življenjskega cikla projekta. Podjetja pogosto ne vlagajo dovolj časa in denarja v načrtovanje, kar vodi do neuspeha projekta.
Na kratko, pravilno načrtovanje ima ključno vlogo pri uspešni izvedbi projekta. Zdaj pa poglejmo 9 perečih vprašanj, na katera moramo odgovoriti v fazi načrtovanja pred začetkom projekta.
Kakšen je namen projekta?
Boljše razumevanje namena projekta lahko pripelje do želenih rezultatov in izboljšane uspešnosti. Omogoča tudi boljšo motivacijo članov ekipe. Ko ste dodeljeni projektu, morate dobiti jasno sliko o njegovih ciljih. To lahko storite tako, da opredelite naslednje:
- Katere okoliščine so privedle do vašega projekta?
- Kdo je avtor ideje?
- Kdo bo imel koristi od projekta?
Kdo so deležniki pri projektu?
Opredelitev deležnikov projekta vam lahko pomaga pri oblikovanju učinkovite strategije upravljanja deležnikov. To lahko storite tako, da načrtujete njihovo sodelovanje, kadar koli je to potrebno, v različnih fazah projekta. Vključevanje zainteresiranih strani bo zagotovilo, da bodo popolnoma zaupali odločitvam, sprejetim z namenom izboljšanja projekta. Poleg tega boste bolje razumeli potrebe in skrbi zainteresiranih strani v zgodnji fazi projekta. Zato jih boste lahko pravočasno naslovili. To pomaga tudi k izboljšanju komunikacije in preprečevanju konfliktov med zainteresiranimi stranmi.
Kakšni so pričakovani rezultati projekta?
Navesti morate vse možne rezultate, ki jih pričakujete od projekta po njegovem zaključku. Pomembno je zagotoviti, da ste vse faze projekta jasno opisali in vključili zahtevane cilje uspešnosti. Ne pozabite se pogovoriti o pričakovanih rezultatih in izidih z zainteresiranimi deležniki, da boste vsi na isti strani.
S kakšnimi omejitvami se projekt lahko sooči?
Poskusite prepoznati vsa možna ozka grla, povezana s časovnimi ali proračunskimi omejitvami, ki lahko negativno vplivajo na projektne dejavnosti in uspešnost. Ko so navedene vse omejitve, je mogoče enostavno sprejeti omilitvene ukrepe. Na ta način lahko učinek takšnih omejitev zmanjšate.
Ali so bile odgovornosti dodeljene vsem zadevnim osebam?
Določiti morate vse projektne dejavnosti, ki jih je treba izvesti, da boste lahko pravočasno dobili projektne rezultate. Temu morata slediti razvijanje urnika projekta in ocena virov. Ko je to končano, je čas, da dodelite odgovornosti vsem zainteresiranim stranem, ki sodelujejo pri izvajanju projekta. To vam bo pomagalo pri spremljanju uspešnosti projekta in njegovemu vodenju. Vsaka zainteresirana stran bo odgovorna za dodeljeno nalogo.
Kakšen je začetni in končni datum vsake dejavnosti?
Pomembna stvar, ki vam lahko pomaga pri izpolnjevanju časovnih rokov projekta, je razvoj podrobnega načrta projekta. Določite vse dejavnosti z določenim začetnim in končnim datumom skupaj z vmesnimi mejniki. S tehniko Struktura razčlenitve dela (WBS) lahko naštejete vse dejavnosti projekta in jih nato razporedite. Ko boste pripravili ta urnik, vam bo omogočil učinkovito vodenje članov projektne skupine in pravilno dodeljevanje nalog. Urnik vam bo pomagal tudi pri spremljanju napredka vsake dejavnosti, ki se izvaja. Prav tako boste imeli boljši nadzor nad celotnim projektom.
Kaj je načrt za obvladovanje tveganj?
Ne glede na to, kako dobro načrtujete projekt, vedno obstaja tveganje, ki lahko negativno vpliva na projekt. Izvajanje načrta za obvladovanje tveganj in upoštevanje tveganj, preden se pojavijo, lahko prepreči neuspeh projekta. Strategije, ki jih je mogoče uporabiti v načrtu za obvladovanje tveganj, vključujejo zmanjšanje negativnega učinka tveganj, izogibanje tveganjem, prilagajanje posledic tveganj in prenašanje tveganja na druge strani. Sposobnost razumevanja in obvladovanja določenega tveganja vam omogoča večjo samozavest v postopku odločanja.
Ste razvili skupni jezik za projekt?
Jasna komunikacija znotraj projektne skupine velja za ključni dejavnik uspeha. To lahko zagotovite z razvojem skupnega jezika in tako izboljšate razumevanje med deležniki projekta, prikažete dobro podobo organizacije in gojite boljšo organizacijsko kulturo.
Ste že opravili načrtovanje virov?
Načrtovanje virov je postopek določanja virov, kot so delovna sila, oprema, materiali, sredstva itd., skupaj s količinami, potrebnimi za izvajanje projektnih dejavnosti. Pomaga vam lahko pri usklajevanju rezultatov projektov z razpoložljivimi viri. Če ni ustreznega načrtovanja virov, je težko nadzorovati časovni okvir projekta in s tem povezane stroške.
Tu je pomemben zasuk ...
Vsa zgoraj navedena vprašanja lahko bistveno poenostavite s pravimi orodji in optimizacijo procesov. Pri easy.bi smo na tem področju našli svojo strast in se osredotočili na zagotavljanje rešitev, ki pomagajo tako pri vodenju projektov kot tudi optimizaciji vašega vsakodnevnega poslovanja.
Se sprašujete, kaj vse je še mogoče?
Nekaj odgovorov najdete tukaj: Naši projekti.
Za več informacij se lahko obrnete na nas ali se prijavite na e-novice in prejmete uporabne vsebine neposredno na svoj e-naslov.
