Wie meistert man die Projektstartphase?

Der Start eines neuen Projekts kann sehr aufregend sein, aber gleichzeitig müssen Sie rechtzeitig Ihre Due Diligence Prüfung machen, um sicherzustellen, dass Sie mit dem richtigen Ansatz beginnen. Zu Beginn eines Projekts kann der Umfang der Planung und der erforderlichen Arbeit überwältigend erscheinen. Es kann Hunderte von Aktivitäten oder Aufgaben geben, die effektiv und in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden müssen.

Fakt ist: Wenn Sie Ihr Projekt in verschiedene Phasen unterteilen, fällt es Ihnen leichter, die Projektaktivitäten zu bewältigen und die richtigen Schritte zu unternehmen, um sie effizient zu managen.  

Das Project Management Institute (PMI) unterteilt das Projekt in fünf Phasen: Initiierungs- oder Startphase, Planungsphase, Ausführungsphase, Überwachungs- und Steuerungsphase und schließlich Abschlussphase. Diese Einteilung kann Ihnen helfen, Ihre Bemühungen zu strukturieren und in eine Reihe von überschaubaren und logischen Schritten zu gliedern. Diese fünf Phasen drehen sich um einen Zyklus, der gemeinhin als Projektlebenszyklus bezeichnet wird.

Ein Produktlebenszyklus ist eine Abfolge dieser fünf Phasen von der Initiierung bis zum Abschluss. Jedes Projekt hat einen bestimmten Anfang und ein bestimmtes Ende, Projektziele oder Zielsetzungen, Aktivitäten und Ergebnisse. Der Projektlebenszyklus bildet die Grundlage für die Handlungen, die im Projekt durchgeführt werden müssen, unabhängig von der konkreten Arbeit.  

Hier wird nur auf die Projektstart- oder Initiierungsphase des Projekts eingegangen.

• Projektstart / Initiierungsphase

Wie wir sehen, ist die Projektinitiierung die erste und zweifellos die wichtigste Phase des Projektlebenszyklus. Wenn sie richtig durchgeführt wird, ebnet sie den Weg für den erfolgreichen Abschluss des Projekts innerhalb der vorgegebenen Zeit und des Budgets.

Die Projektinitiierungsphase umfasst die notwendigen Schritte, die vor der Genehmigung eines Projekts unternommen werden müssen, gefolgt von seiner Planung und Ausführung. Das ultimative Ziel ist es, das Projekt auf einer hohen Ebene zu definieren und es mit dem Geschäftsfall zu verbinden, den Sie lösen möchten.

In der Initiierungsphase wird ein Projekt erstellt und definiert. In dieser Phase werden auch Schlüsselparameter des Projekts wie Projektcharta, Umfang, Ziele, Stakeholder und Erwartungen an das Projekt definiert.  

Lassen Sie uns diese Parameter kurz nacheinander betrachten:

• Erstellen einer Projektcharta

In der Initiierungsphase müssen Sie Ihre Projektcharta erstellen, oder anders ausgedrückt, ein Projektinitiierungsdokument (PID), das den Zweck und die Anforderungen des Projekts umreißt. Außerdem enthält es Details wie die Bedürfnisse des Unternehmens, die beteiligten Stakeholder, den Umfang, die Ziele und die Gesamtziele. Es bietet den Projektmanagern eine Grundlage, um Projektentscheidungen zu definieren und sicherzustellen, dass diese mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

• Definieren des Projektumfangs

Der Projektumfang umfasst die Ziele, das Budget, den Zeitplan und die Ergebnisse des Projekts. Obwohl sich der Umfang im Laufe der Zeit ändern kann, müssen Sie den Umfang frühzeitig definieren, um die Erwartungen aller Beteiligten festzulegen.

• Festlegen von Projektzielen

Festgelegte Projektziele und -vorgaben können Ihnen helfen, potenzielle Risiken zu vermeiden und das Projekt auf Erfolgskurs zu bringen. Mit einer klaren Zielsetzung wird auch das Projektteam auf Kurs bleiben, da jedes Teammitglied genau weiß, worauf es hinarbeitet. Projektziele müssen SMART sein, d. h. sie sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitorientiert sein.

• Einbeziehen der Stakeholder

Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Stakeholder frühzeitig und bei wichtigen Entscheidungen für das Projekt einbezogen werden. Die meisten Projektmanager übersehen diesen Aspekt oft, weil sie ihn für weniger wichtig halten. Deshalb ist es wichtig, alle zu berücksichtigen, die von dem Projektplan, den Ergebnissen und dem Ergebnis betroffen sind oder ein Interesse daran haben könnten. Projektbeteiligte können intern und extern sein. Um die Transparenz während des Projekts aufrechtzuerhalten, müssen Sie mit den notwendigen Werkzeugen und Techniken ausgestattet sein, um effektiv mit den Stakeholdern zu kommunizieren.

• Klare Erwartungen setzen

Die Festlegung klarer Erwartungen an Projektziele, Zeitpläne, Ressourcen und Ergebnisse ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Wenn Sie im Vorfeld den erforderlichen Aufwand betreiben, den Stakeholdern die potenziellen Risiken und Probleme mitteilen und dann die Projektaktivitäten mit vollem Einsatz durchführen, hat dies einen großen Einfluss auf den Projekterfolg.

Sechs wichtige Fragen, die die Initiierungsphase beantworten muss:

Projekte können sowohl einfach als auch komplex sein. Mit der Änderung des Projektumfangs und der Größe ändert sich auch die Komplexität, die sich auf alle am Projekt beteiligten Parteien auswirken kann. Hier sind ein paar wichtige Fragen, die Sie beantworten können, um jedes Projekt besser zu starten.

i. Was muss in diesem früheren Stadium getan werden, um die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs zu erhöhen?

Diese Frage bringt Sie dazu, über die wichtigsten Dinge nachzudenken, die jetzt zu tun sind. Oft konzentrieren sich die Leute am Anfang, besonders bei großen Projekten, ganz auf die Planung. Während die Planung sicherlich wichtig ist, gibt es manchmal andere Aktionen als "zu planen", die früh erledigt werden müssen.

ii. Was sind die wichtigsten Fähigkeiten und Personen, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden?

Wir können ein Projekt nicht alleine durchführen, ohne ein engagiertes Projektteam zu haben. Daher ist es entscheidend, die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten in Ihr Team zu holen, und das sollte so früh wie möglich geschehen.

iii. Wie kann ich die Mitglieder des Projektteams beeinflussen, um sie an das Projekt zu binden?  

Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt. Sie müssen Ihrem Team die Ziele kommunizieren und sie wissen und verstehen lassen, warum Sie sie in Ihrem Team haben wollen, welche Rollen sie spielen können, und sie beeinflussen, dass sie sich dafür entscheiden, mitzumachen, wenn sie andere konkurrierende Interessen und Möglichkeiten haben.  

iv. Was sind die Hauptergebnisse des Projekts?  

Ein wichtiger Teil eines jeden Projektplans ist es, zu skizzieren, was die Ergebnisse sein werden. Die Beantwortung dieser Frage ist ein kritischer Teil der Projektplanung und wird manchmal übersehen, da man sich nur auf die Ergebnisse konzentriert und die wichtigsten Ergebnisse auf dem Weg dorthin nicht berücksichtigt.

v. Wie detailliert muss der Projektplan in diesem Stadium sein?  

Denken Sie an die Komplexität des Projekts, an die Anzahl der beteiligten Personen und an die Fähigkeiten und Erfahrungen dieser Personen. All diese Faktoren können in die Entscheidung einfließen, wie detailliert der Plan sein soll. Der Plan sollte so detailliert sein, dass die Mitarbeiter sich über die zu erbringenden Leistungen im Klaren sind und wissen, was von ihnen erwartet wird.

vi. Welche Schritte müssen in dieser Phase unternommen werden, um Projektrisiken einzuschränken?  

Sie müssen über das Ende des Projekts nachdenken. Stellen Sie sich vor, welche Hindernisse und Engpässe es geben könnte, die den erfolgreichen Abschluss des Projekts verhindern. Treten Sie dann einen Schritt zurück und fragen Sie sich, wie Sie die Hindernisse und Engpässe jetzt beseitigen und die Hürden aus dem Weg räumen können. Dies ist eine der besten Verwendungen Ihrer Zeit zu Beginn, d.h., Schritte zu unternehmen, um diese Dinge zu reduzieren oder zu beseitigen, bevor sie auftreten können, um Ihr Projekt abzuwürgen oder zu verzögern.

Rolle und Bedeutung des Projektmanagers in der Initiierungsphase

Ein Projektmanager ist eine Person, die für die Leitung des Projekts verantwortlich ist. Mit anderen Worten: Projektmanager sind die Speerspitze eines Projekts. Sie stellen sicher, dass das Projekt innerhalb der vorgegebenen Frist fertiggestellt und ohne Mängel an den Kunden übergeben wird. Der Projektmanager kümmert sich um alle Aspekte des Projekts von der Projektinitiierung bis zum Abschluss.  

Während der Start- oder Initiierungsphase eines Projekts konzentriert sich der Projektmanager auf die Entwicklung der Projektinfrastruktur, die für die Durchführung des Projekts erforderlich ist, sowie auf die Entwicklung von Klarheit über die Projektcharta und den Projektumfang. Die Entwicklung der Projektinfrastruktur kann bei einem Projekt mit einem niedrigen Komplexitätsgrad eine einfache Aufgabe sein.

Um die genannten Aufgaben in einem früheren Stadium zu erfüllen, muss der Projektmanager über eine Kombination aus technischen, Management- und Soft Skills verfügen. Er/sie muss über Führungsqualitäten und die Fähigkeit verfügen, durchdringende Fragen zu stellen, unausgesprochene Annahmen zu erkennen, die am Projekt beteiligten Stakeholder und die mit ihnen verbundenen Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt zu verstehen und die möglichen Konflikte zwischen den Stakeholdern zu lösen.

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