Wie lassen sich Projekte am effizientesten managen?
In jedem Unternehmensprojekt gibt es den allgemeinen Wunsch, das Endergebnis so schnell und effizient wie möglich zu erreichen. Aber es gibt viele Wege dorthin, darunter unzählige Sackgassen. Heute werde ich mit Ihnen einen Einblick in den agilen Ansatz teilen, den wir bei easy.bi verwenden.
Wie man die wahren Bedürfnisse des Kunden entdeckt
Zu Beginn unserer Zusammenarbeit versucht easy.bi mit Hilfe der richtigen Fragen die Wünsche sowie die zentralen Bedürfnisse des Kunden, die diese Wünsche antreiben, so klar, greifbar und präzise wie möglich zu definieren. Ich komme noch einmal auf den Fall des Hausbaus zurück, den ich hier erläutert habe, da er eine sehr klare Vorstellung davon vermittelt, welche Faktoren eine wichtige Rolle spielen.
Nehmen wir an, ein Kunde kommt zu einem Bauunternehmer mit dem Wunsch, große Fenster zu haben. In diesem anfänglichen Prozess muss der Bauunternehmer den Kunden mit den richtigen Fragen leiten, bis er zu einem zentralen Bedürfnis kommt, das hinter dem Wunsch des Kunden nach großen Fenstern steht. Nehmen wir an, ein Kunde weist darauf hin, dass er genügend Licht haben möchte, weil er gerne in der Sonne frühstückt. Dies gibt Aufschluss darüber, dass der Kunde morgens genug Licht haben muss und nicht abends. Daraus muss der Auftragnehmer eine fundierte Geschichte zusammenstellen, in der er die Ursache-Wirkungs-Beziehung klar definiert, also: Der Kunde braucht Licht, weil er in der Sonne frühstücken möchte. Für den Bauherrn ist dies eine notwendige Tatsache, denn es bedeutet, dass die Fenster des Esszimmers im Osten platziert werden müssen und nicht z.B. im Süden, wo es zwar auch genug Sonne gibt, aber nicht am Morgen, wenn der Bauherr sie am meisten braucht.
Was bringt ein solcher Ansatz und wie unterscheidet er sich?
Der Hauptvorteil dieses Ansatzes ist zum einen, dass der Auftragnehmer sich auf die Hauptschmerzen des Kunden konzentrieren muss und diese so gut beschreiben und definieren kann, dass die Lösung direkt darauf eingeht. Zum anderen gibt es einen großen Unterschied im nächsten Schritt.
Im klassischen Projektmanagement aller Branchen wurde (und wird) in der Regel der so genannte "Wasserfall"-Prozess angewandt, was bedeutet, dass auf der einen Seite die Auftragnehmer mit Anforderungen und Wünschen vollgestopft werden, die sie immer wieder umsetzen. Auf der anderen Seite wird das entstehende Produkt oder die Lösung nicht zeitnah mit dem Auftraggeber verifiziert. Bei der klassischen Herangehensweise an Projekte dauert die Vorbereitungsphase meist sehr lange und wenn am Ende die endgültige Lösung präsentiert wird, entspricht sie sehr oft nicht den Erwartungen.
Warum? Es kommt sehr oft vor, dass sich während des Lösungsprozesses selbst eine Vielzahl von Situationen ändert, was diese Art des Vorgehens sabotiert. Der agile Ansatz ist in dieser Hinsicht ganz anders, denn hier geht es darum, mehrere kleine Schritte zu machen und so schnell wie möglich einige Zwischenlösungen zu liefern, die ausgewertet werden können und anhand derer man kontrollieren kann, ob sich das Projekt in die richtige Richtung entwickelt.
Es ist besser, kleinere, schnellere Schritte zu machen, wegzuwerfen und so oft wie nötig zu verbessern, denn durch diesen Prozess ist es einfacher, schneller und effizienter, ein Produkt zu erhalten, das entweder die ursprüngliche Geschichte perfektioniert oder alle Änderungen im Geschäftsprozess berücksichtigt.
Andrej Lovsin
Was sind die Vorteile eines agilen Ansatzes für den Kunden?
Gehen wir zurück zu unserem Architekturbeispiel. Das klassische Vorgehen wäre, dass man sehr lange Ideen sammelt und mehrere mögliche Lösungen diskutiert. Dann würde ein Esszimmer gezeichnet werden, dazu kämen noch einige andere Dinge, wie z.B. die elektrische Verkabelung und alles andere, was aus der Sicht des Bauherrn Sinn macht, und nach Abschluss der Bauarbeiten würde der Bauherr das fertige Esszimmer betreten. Es gäbe aber das Problem, dass entweder um zehn Uhr morgens noch keine Sonne scheint oder dass sich die Situation in der Zwischenzeit bereits geändert hat und die Person aufgrund anderer Verpflichtungen nicht mehr frühstücken kann.
Mit dem agilen Ansatz wäre die Situation deutlich anders. Die Auftragnehmer würden sagen, dass sie zunächst zwei Schlüssel Wände aus Papier bauen, eine Fensteröffnung hineinschneiden, die Wände innerhalb von zwei Tagen an einem geeigneten Ort aufstellen, einen improvisierten Plastiktisch dazu stellen und den Auftraggeber einladen, in diesen Raum zum Frühstück zu kommen. Auf diese Weise konnte der Kunde schnell feststellen, ob die Lösung richtig war. Andernfalls würden die Papiere weggeworfen und ein Bauunternehmer würde in den nächsten zwei Tagen einen neuen Raum einrichten.
Es liegt in der menschlichen Natur, dass wir nicht gerne "wegwerfen", aber andererseits passieren die teuersten Fehlinvestitionen, weil Bauunternehmer nach dem Wunsch nach Perfektion streben, die in den meisten Fällen nicht ohne Zwischenschritte erreicht werden kann.
Es ist besser, kleinere, schnellere Schritte zu machen, wegzuwerfen und so oft wie nötig zu verbessern, denn durch diesen Prozess ist es einfacher, schneller und effizienter, ein Produkt zu erhalten, das entweder die ursprüngliche Geschichte perfektioniert oder alle Änderungen im Geschäftsprozess berücksichtigt.
Wie kann ein Auftraggeber wissen, dass die Zusammenarbeit auf dem richtigen Weg ist?
Der Auftragnehmer muss einen klaren Weg aufzeigen, d.h. nicht nur Versprechungen über die Ergebnisse machen, sondern auch einen Weg aufzeigen, der früher oder später zur gewünschten Lösung des "Schmerzes" des Auftraggebers führt oder auf dem Weg neue Herausforderungen oder Verbesserungen entdeckt. Der klassische Ansatz verspricht dies auf dem Papier, aber beim agilen Ansatz ist der Kunde ständig an allen Zwischenschritten und Checkpoints beteiligt. Anstatt zwei Monate auf ein Esszimmer zu warten, das nicht unbedingt ihren Bedürfnissen entspricht, kann eine Kartonkonstruktion in wenigen Tagen entstehen und der Kunde kann überprüfen, ob die Entscheidung optimal ist.
Kurze Zusammenfassung
Meiner Erfahrung nach ermöglicht ein agiles Vorgehen bei der Umsetzung von Projekten einen der schnellsten und kostenoptimalsten Wege zum Endergebnis. Die Antwort darauf, warum das so ist, lässt sich aus den folgenden Eckpunkten ableiten.
- Zu Beginn der Zusammenarbeit ist es die Aufgabe des Auftragnehmers, die wichtigsten Bedürfnisse des Auftraggebers mit den richtigen Fragen anzusprechen und diese klar zu definieren bzw. zu beschreiben, was der Ausgangspunkt für alle weiteren Schritte ist. Dies ist wesentlich für den gesamten Prozess.
- Zwischenlösungen und einzelne Projektschritte werden schnell und in kurzen Abständen erarbeitet, damit der Auftraggeber schnellstmöglich ein echtes Feedback erhält und den Projektfortschritt verfolgen kann.
- Mit einer agilen Vorgehensweise vermeiden wir die Herausforderung, dem Kunden am Ende eine Lösung zu liefern, die nicht seinen Erwartungen und seinem ursprünglichen Wunsch entspricht, da der Kunde ständig in den Prozess eingebunden ist und ein klares Feedback erhält, ob sich das Projekt in die gewünschte Richtung bewegt.
- Der mit Abstand günstigste und schnellste Weg ist zum Beispiel, vor dem eigentlichen Bau eine Pappkonstruktion aufzustellen, zu prüfen, ob alles seinen Zweck erfüllt, und sie gegebenenfalls zu verwerfen und eine neue vorzubereiten. Wenn man die Konstruktion von Anfang an aufbaut, kann man später kaum oder gar nicht mehr etwas ändern, jedenfalls mit deutlich höherem Kosten- und Zeitaufwand.
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