Wie meistert man Projektanforderungen als Stakeholder?

Der Erfolg eines Projekts hängt immer von allen am Projekt beteiligten Stakeholdern ab, aber heute werden wir uns auf die Rolle des Kunden konzentrieren. Ich werde Ihnen die effektivsten Schritte zeigen, wie Sie Ihre Erwartungen wirklich erfüllen können.

Erwartungen sind der Ausgangspunkt eines jeden Projekts. Als Kunde kennen Sie diese natürlich, aber die Schwierigkeit besteht darin, sie zu kommunizieren und sie gegenüber Ihrem Projektmanager richtig auszudrücken. Da ich schon oft in der Rolle des Projektmanagers war, möchte ich Ihnen ein paar wichtige Tipps mit auf den Weg geben, die wirkliche „Game Changer“ im Projektmanagement sind. Wenn ich ein Einführungsgespräch mit meinem Kunden führe, möchte ich zunächst herausfinden, was die wichtigsten Herausforderungen oder so genannten Schmerzen sind, die ein Stakeholder lösen möchte.

Normalerweise kennt man als Stakeholder seine Probleme und den Schmerz, den man lösen möchte, sehr gut. Ich als Projektmanager hingegen möchte klare Informationen von Ihnen und muss Ihre Hauptschwierigkeiten wirklich verstehen, damit wir zum nächsten Schritt übergehen können. An dieser Stelle gibt es jedoch eine Herausforderung, die ich näher erläutern werde. Meiner Erfahrung nach drücken die Betroffenen ihren Schmerz meist mit konkreten Lösungswünschen aus, anstatt ihre Bedürfnisse klar zu kommunizieren, die eigentlich die Basis und der richtige Ausgangspunkt für die Suche nach den optimalen Lösungen sind.

Wie kann man seine Bedürfnisse und Erwartungen klar ausdrücken?

Schauen wir uns eine Situation an einem einfachen Fall an, mit dem wir uns alle identifizieren können. Nehmen wir an, Sie entscheiden sich für den Bau eines Hauses. Sie beauftragen einen Architekten und wollen ihm beim ersten Treffen Ihre Wünsche erklären. Aber die meisten Bauherren fangen damit an, dass sie aufzählen, wie groß das Haus sein soll, welche Art von Fenstern und Türen sie mögen, wie viele Quadratmeter die Räume haben sollen usw. Ein guter Architekt hält den Bauherrn an diesem Punkt an und beginnt, ihn mit den richtigen Fragen zu leiten, die es ihm ermöglichen, die wahren Bedürfnisse des Bauherrn zu verstehen. Was bedeutet das? Ein Architekt ist derjenige, der dafür verantwortlich ist, eine Lösung zu finden, die auf Ihrer Situation basiert, also braucht er keine Lösungen von Ihnen, sondern aufschlussreiche Informationen, wie z.B., dass Sie drei Kinder haben und jedes von ihnen seinen eigenen Raum braucht, dass Sie oft von zu Hause aus arbeiten und eine ruhige Ecke oder ein Büro brauchen, dass Sie einen großen Hund haben, der genügend Auslauf und einen großen Garten braucht. All dies sind wichtige Ausgangspunkte, von denen aus der Architekt in der Lage sein wird, ein Haus für Sie zu entwerfen und eine umfassende Lösung zu finden, die alle Ihre Bedürfnisse berücksichtigt. Genauso verhält es sich mit dem Projektmanagement. Sie müssen sich sehr darauf konzentrieren, Ihre Bedürfnisse so klar wie möglich zu kommunizieren und die Lösungen dem Anbieter zu überlassen, den Sie beauftragen möchten.

Der kritischste Punkt im Prozess: Erwartungen managen

Für den Projektmanager geht es immer zuerst darum, die richtigen Schlüsse darüber zu ziehen, was Sie als Kunde wirklich wollen. Das erfordert einiges an Erfahrung, damit er das ganze Gespräch und den Prozess in die richtige Richtung lenken kann. Ich möchte ein paar Worte einer der Methoden widmen, die sich in meiner Arbeit als am effektivsten erwiesen hat und die ich immer anwende, um ein umfassendes Verständnis aller Beteiligten und ihrer Erwartungen zu erreichen. Wenn Sie sich als Kunde bewusst sind, wie wichtig es ist, dass der Projektmanager Sie richtig versteht, können auch Sie einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts leisten.

Best Practice: Visualisierung der Erwartungen

Bei der Kommunikation über eine Projektlösung oder ein Produkt kommt es sehr oft vor, dass beide Seiten völlig unterschiedliche Ansichten und Erwartungen haben, wie die endgültige Lösung aussehen soll. Die Herausforderung besteht darin, dass es auf den ersten Blick so aussieht, als ob alle Beteiligten über das Gleiche reden, was aber sehr oft nicht der Fall ist.  

Wie kann man Fehlkommunikation verhindern?

Für mich hat sich die Visualisierung als die absolut beste Technik erwiesen, die ich jedes Mal angewendet habe. Ich habe erkannt, dass es sehr schwierig ist, allein aus einem Gespräch herauszufinden, ob alle Beteiligten über die gleiche Sache sprechen. Wenn jedoch der gesamte Prozess und die vorgeschlagene Lösung auf einem Blatt Papier oder einem Whiteboard skizziert werden und die Leute sich die aktuelle Skizze ansehen können, stellt sich viel schneller heraus, ob einer der Stakeholder andere Erwartungen hat.

Wenn Sie als Stakeholder dafür sorgen, dass der Projektleiter Sie wirklich versteht, sind Sie schon auf dem 3/4 Weg zum Erfolg.

Andrej Lovsin

Seien Sie als Kunde IMMER Teil des Prozesses bei jedem Schritt

Eine weitere zentrale Herausforderung, damit Ihre Erwartungen am Ende des Projekts erfüllt werden, ist Ihre Beteiligung am Prozess. Selbst wenn der Ausgangspunkt des Projekts hervorragend und präzise definiert wurde, kann am Ende eine völlig unpassende Lösung erarbeitet werden. Warum? Weil es eine Sache ist, alles gut zu definieren und Lösungen zu definieren, die ein großes Potenzial haben, Ihre Bedürfnisse zu erfüllen, und die andere ist, diese Lösungen tatsächlich zu realisieren und zu implementieren.

Jedes Projekt, insbesondere die Produktentwicklung, steht nie von Anfang an fest, sondern im Laufe des Prozesses treten Variablen auf, die das Endergebnis beeinflussen. Gehen wir zurück zu unserem Fall des Hausbaus. Es kann vorkommen, dass Sie mitten im Projekt erfahren, dass Sie ein weiteres Kind bekommen werden. Wenn Sie dies nicht rechtzeitig kommunizieren, kann der Bauunternehmer nicht die richtige Lösung finden. Wenn das Haus dann fertig ist, fehlt ein Kinderzimmer und es gibt keine Alternativlösung.  

Wenn Sie aktiv in das Projekt eingebunden sind und der Projektleiter Sie rechtzeitig über alle Phasen und Schritte informiert, kann das nicht passieren. Informieren Sie ihn über mögliche Variablen in Ihren internen Prozessen und behalten Sie den Überblick, ob das Projekt noch in die gewünschte Richtung läuft.  

Transparente Kommunikation ist der Schlüssel

Achten Sie in jedem Projekt auf eine transparente Kommunikation und stellen Sie sicher, dass Sie als Stakeholder immer aktiv in den Prozess eingebunden sind, wie die Lösung für Sie entsteht. Der Projektleiter muss Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden halten und auch Ihr Feedback einholen, ob noch alles nach Ihren Vorstellungen läuft.

Wenn Sie sich für die Entwicklung einer Lösung entscheiden, ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass Sie kein fertiges Produkt kaufen. Der Prozess ist nicht dasselbe, wie wenn Sie in ein Geschäft gehen und ein Produkt auswählen, wo Sie genau sehen können, was Sie bekommen. Die Entwicklung eines Produkts oder einer Projektlösung ist immer ein Prozess, in den Sie viel Energie und Zeit investieren müssen.  

Ein letzter Tipp: Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse aller wichtigen Stakeholder

Mein letzter Ratschlag ist, dass Sie alle wichtigen Stakeholder einbeziehen, die Ihren internen Prozess kennen und die von dem Endprodukt oder der Lösung profitieren werden. Es ist wichtig, dass der Projektmanager ihre Bedürfnisse gut kennt, denn Ihre wichtigsten Stakeholder im Unternehmen wissen genau, was sie für ihre Arbeit brauchen, sie erkennen, was fehlt, was nicht so funktioniert, wie es sollte, usw. Wenn Sie ihre Meinungen rechtzeitig einbeziehen und alle oben aufgeführten Schlüsselelemente und Schritte befolgen, ist der Erfolg eines jeden Projekts garantiert.

Zusammenfassung der 3 wichtigsten Tipps

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass es sinnvoll ist, drei Schlüsseltipps zu befolgen, damit Sie wirklich das bekommen, was Sie erwarten.

1. Es ist wichtig, dass Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Bedürfnisse auszudrücken (und nicht Lösungen vorzuschlagen), damit der Projektmanager wirklich zu den richtigen Schlussfolgerungen kommt.
2. Im zweiten Schritt ist es entscheidend, dass sich alle Beteiligten richtig verstehen. Ich habe aufgelistet, was für eine transparente Kommunikation wichtig ist, aber ich schlage vor, dass Sie auch die endgültige Vereinbarung skizzieren und visualisieren, da es so leichter ist, die Erwartungen der Beteiligten zusammenzufassen und festzustellen, ob sie wirklich übereinstimmen.
3. Der dritte wichtige Punkt ist, dass Sie immer bei allen Schritten dabei sind und Änderungen rechtzeitig kommunizieren, alle Stakeholder, die die Lösung/das Produkt nutzen werden, einbeziehen und überwachen, ob alle Schritte Ihren Erwartungen entsprechen.

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