10 Schlüsselfaktoren, die ein Projekt erfolgreich machen

Beginnen wir mit einer kurzen Beschreibung, was Projekterfolg eigentlich ist, bevor wir zu den Erfolgsfaktoren kommen. Die Antwort scheint auf den ersten Blick einfach: Ein Projekt ist dann gut, wenn der Zweck des Projekts erreicht wird. Das setzt voraus, dass man sich konkrete Ziele gesetzt hat. Aber eigentlich reicht es nicht aus, Ihre Projektziele zu erreichen, um ein Projekt als gut zu betrachten. Es kann sein, dass Sie Ihre Projektziele erreichen, aber mehrere andere Ziele, die mit dem Projektabschluss zusammenhängen, nicht erreichen.

Faktoren für den Erfolg

Im Projektmanagement gibt es eine Vielzahl von Studien zu Erfolgsfaktoren. Die Ergebnisse variieren je nach Teilnehmerkreis, Größe der Studie und Branche. Dennoch zeigen sich einige wiederkehrende Faktoren, die unabhängig vom Kontext eines Projekts eine entscheidende Rolle zu spielen scheinen.  

Werfen wir einen Blick auf solche Faktoren:

1. Erfahrene Projektmanager & professionelle Projektteamleiter

Man kann die Theorie und die Methoden des Projektmanagements verstehen, aber Erfahrung ist letztlich einer der Schlüsselfaktoren für den Erfolg. Je erfahrener ein Projektmanager ist, desto eher ist er in der Lage, die täglichen Herausforderungen im Projekt zu meistern. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie sich klare Rollen und Verantwortlichkeiten vor Augen halten. Erfolgreiche Projektmanager zeichnen sich nicht nur durch technisches Wissen, sondern auch durch Führungsstärke aus.

Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um die geforderten Ergebnisse zu liefern und eine positive Einstellung zum Projekt mitbringen. Außerdem muss das Team als Ganzes funktionieren. Es ist also wichtig, ein Team aufzubauen, das motiviert ist, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.

2. Methodische Herangehensweise

Entscheidend für den Erfolg ist die Wahl einer geeigneten Methodik für das Projektmanagement. Um sicherzustellen, dass Ihr Prozess klar, zuverlässig und effizient ist, folgen Sie den Trends und Techniken des von Ihnen gewählten Frameworks. Alle Beteiligten sollten verstehen und sich darauf einigen, Zeit zu investieren, um ein klares Projektziel zu definieren.

3. Richtige Planung

Viele Projektmanager eilen in die Phase der Projektdurchführung und nehmen sich nicht genügend Zeit für eine solide Planung. Machen Sie hier nicht den Fehler. Investieren Sie ausreichend Zeit und Ressourcen in eine gründliche Planung.  

4. Halten Sie sich an die Best Practices

Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Das Projektmanagement selbst ist eine Herausforderung. Nutzen Sie Frameworks und Best Practices, wo immer es möglich ist. Anstatt alles von Grund auf neu zu konstruieren, schöpfen Sie aus den Erfahrungen vergangener Erfolge und passen bewährte Strategien an Ihren individuellen Fall an. So können Sie Ihre Ressourcen auf die wirklich charakteristischen Elemente Ihres Projekts konzentrieren, die den Unterschied ausmachen werden.

5. Überwachung und Kontrolle

Überprüfen Sie Ihren Fortschritt und werten Sie die Ergebnisse regelmäßig aus. Um schnell zu verstehen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, definieren Sie Key Performance Indicators (KPI) und nutzen Berichte. So erkennen Sie frühzeitig, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen und können gegensteuern, bevor größerer Schaden entsteht.

6. Verwenden Sie eine professionelle Software

Die Qualität der von Ihnen gewählten Werkzeuge hat einen direkten Einfluss auf die Qualität Ihres Managements. Die Rolle von Projektmanagement-Software wird häufig unterschätzt. Eine professionelle und intuitiv bedienbare Software minimiert das Risiko von Fehlern und Fehlkalkulationen, bietet den bestmöglichen Überblick über alle relevanten KPIs und stellt wichtige Daten zuverlässig auf allen notwendigen Geräten dar. Die Software fördert die sichere und einfache Zusammenarbeit im Team und ist die Basis für den Zugriff auf die von jedem Teammitglied benötigten Informationen.

Investieren Sie in ein professionelles und spezifisches Tool, anstatt mit Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen zu arbeiten, die nicht für Projektmanagement-Bedürfnisse geschaffen wurden. Es wird Ihre Arbeit vereinfachen und den Erfolg Ihres Projekts beeinflussen.

7. Effektive Kommunikation

Mit der richtigen Kommunikation könnten viele unerwünschte Entwicklungen in Projekten verhindert oder zumindest früher entdeckt werden. Stellen Sie sicher, dass sowohl formelle Kommunikationsprozesse (Meetings, Dokumentation) als auch informelle Prozesse implementiert und genutzt werden. Die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern spielt eine wichtige Rolle. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten, auch außerhalb der offiziellen Meetings zusammenzukommen, z. B. in Ihren Büros in einer Kaffee-Ecke oder einem Chat-Tool.

8. Arbeiten Sie mit engagierten Menschen

Jede Strategie und jeder Plan haben die Fähigkeit, ohne das richtige Team völlig auseinanderzufallen. Daher sollten die Kernmitarbeiter des Projekts, Fachkräfte, Hersteller und alle Stakeholder Teil der Teamdynamik sein. Alle Beteiligten müssen sich der Gruppe verpflichtet fühlen, ähnliche Projektvisionen teilen und den Gesamterfolg anstreben.

Es ist wichtig, jedem Aspekt des Projekts die richtigen Personen zuzuordnen und sicherzustellen, dass sie gut zusammenarbeiten. Darüber hinaus sollte für ein erfolgreiches Ergebnis das gesamte Team vollständig informiert und involviert sein, was bedeutet, dass die Kommunikation auf Augenhöhe erfolgen muss.

9. Sorgfältiger Umgang mit Risiken

Projektleiter wissen, dass Geplantes selten klappt. Es ist unerlässlich, während des Planungsprozesses ein Risikoprotokoll mit einem Aktionsplan für die Risiken des Projekts zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Risikoprotokoll allen wichtigen Beteiligten bekannt ist und sie wissen, wo sie es finden können. Wenn etwas passiert, kann das Team mit dem bereits erstellten Managementplan das Problem schnell beheben. Bei Projektrisiken gibt dies dem Team Vertrauen und hilft den Kunden, sich mit dem Projektfortschritt wohl zu fühlen.

10. Starker Abschluss des Projekts

Wenn es keinen starken Abschluss für ein Projekt gibt, kann es weiterhin Ressourcen verbrauchen. Das Projektteam muss fest sein und mit dem Kunden vereinbaren, dass es alle kritischen Erfolgsfaktoren erfüllt hat. Es ist notwendig, die Bestätigung der Projektübergabe, der Tests und der Freigabe zu vereinbaren und abzuzeichnen. Zufriedenheitsumfragen sind eine gute Form der Dokumentation, die protokolliert und archiviert werden kann und wertvolle Informationen für die zukünftige Verwendung liefert.

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