Zakaj je pravilno sledenje času za podjetje tako pomembno?

Sledenje času je ključno za razumevanje porabe svojega časa tako na osebnem kot poslovnem področju. To je tudi odličen pripomoček za podjetnike, ki želijo vpogled v lastno raven produktivnosti in pregled nad tem, kaj lahko izboljšajo pri poteku dela na mikro ravni in v celotni organizaciji.

Na vseh položajih od vodje pa vse do delavcev in izvajalcev se sledenje aktivnostim in razporejanju časa izkaže kot koristno, saj posameznikom s pomočjo relevantnih podatkov omogoča odličen vpogled v delo.

Čas, porabljen za projekt, je mogoče spremljati na različne načine. Na poslovnem področju se ob tem poraja kar nekaj vprašanj, kot na primer, kako spremljati svoje ure, kateri je najboljši način za posameznike in za podjetje, katero programsko opremo je najbolje uporabiti ter kako bo sledenje času spremenilo kulturo dela znotraj podjetja in s strankami?  

Kaj je sledenje času?

Sledenje času je pomemben del poslovanja. Podjetjem pomaga izmeriti, koliko delajo njihovi zaposleni, in lažje ovrednotiti, ali so zares ustrezno plačani.

Menedžerji uporabljajo vnose časa za spremljanje produktivnosti svojih zaposlenih. Namesto da bi ugibali, kako dolgo trajajo določena opravila, lahko natančno vidijo, za katere dejavnosti in projekte zaposleni porabijo največ časa.

Prednosti sledenja času za podjetje

Programska oprema za sledenje časa vam lahko pomaga ohraniti prednost pred konkurenco in optimizirati produktivnost. Zaposlenim zagotavlja pregled nad tem, s čim so se največ ukvarjali, koliko časa je trajalo vsako opravilo, katera sredstva so bila uporabljena med postopkom in pregledovanje opomb o vsem, kar je povezano s posameznim projektom. Izboljšanje preglednosti v delovnih procesih pomeni, da je vsak del ustrezno zabeležen in omogoča bolj informirano odločanje.

1. Povečana odgovornost zaposlenih

Zaradi potrebe po evidentiranju časa so zaposleni bolj osredotočeni na svoje delo in se po svojih najboljših močeh trudijo biti kar najbolj produktivni. Zaposleni imajo boljši pregled nad svojim procesom dela in ga posledično tudi bolje opravljajo.

2. Razumevanje operativne učinkovitosti

Storitveno podjetje ne more delovati, ne da bi razumelo, koliko časa je porabljenega za vsak projekt, čemur je mogoče slediti le s spremljanjem ravni produktivnosti posameznih sodelavcev in celotne proizvodnje organizacije v smislu plačljivih ur.  

3. Vpogled v potrebe po razporeditvi virov

Porabljeni čas je ključno merilo potrebnih virov pomaga pri optimalnem razporejanju delovne sile, potrebne za dobro opravljanje dela. Prav tako omogoča uvid v to, kdo prinaša največjo dodano vrednost za ekipo, zato so ti podatki lahko v pomoč pri odločitvah o tem, kako najbolje razporediti delovne obremenitve med različnimi oddelki/enotami v organizaciji.

4. Sledenje porabi proračuna

Eden od izzivov vodje projekta je, kadar ugotovi, da je bil za posamezno stranko prekoračen dodeljeni čas in potrebuje več delavcev ali sredstev za zaključek projekta. Temu se je mogoče z beleženjem časa pravočasno izogniti in poslovati bistveno bolj učinkovito.

5. Sledenje času pomaga identificirati težave

S pomočjo sledenja času je mogoče učinkovito, na enostaven način in ceneje identificirati morebitne težave v delovnem procesu ter jih pravočasno odpraviti.  

Uspešni vodje jasno predstavijo, da je sledenje času koristno tako za posameznike kot za poslovne partnerje in podjetje. Člani ekipe lahko to orodje uporabljajo kot učinkovit način za dosego svojih osebnih ciljev, hkrati pa imajo tudi zdravo delovno okolje, kjer vedo, kako dolgo trajajo določena opravila ter jih zmorejo uspešno in pravočasno dokončati.  

Povzetek

Premišljeno spremljanje časa ima pomembne pozitivne učinke na poslovanje podjetja:

1. Podjetju pomaga prepoznati, koliko časa se porabi za vsak projekt.

2. Podjetju omogoča učinkovito merjenje produktivnosti in iskanje načinov za njeno izboljšanje.

3. Ustvarja občutek odgovornosti med zaposlenimi, ki imajo boljši nadzor nad svojo porabo časa.

4. Manj verjetno je, da bodo zaposleni izgubljali čas za nepotrebna opravila.

5. Sledenje času lahko pomaga prepoznati težave v toku dela ali komunikaciji v podjetju, ki jih je mogoče odpraviti, preden pride do še večjih izzivov.

Vas zanima več o učinkovitem sledenju času? V easy.bi imamo celovite rešitve, ki vam jih pomagamo implementirati v vaše poslovanje!

‍