Prelomna točka v poslovanju hitro rastočega podjetja
Začel bom z mislijo, da po mojih izkušnjah pri kontinuirani poslovni rasti podjetja pride do prelomne točke, ki odločilno vpliva na prihodnost podjetja. Takrat mora podjetnik sprejeti modro odločitev. Če se zave, v katero smer je najbolje stopiti, je v hipu pet korakov bližje k uspehu. Več pa razložim v nadaljevanju ...
Nedavno smo v easy.bi sodelovali s stranko, ki ima že 30-letno tradicijo v železno-predelovalni industriji in v tem času so zrasli že do konkretnega števila 100 zaposlenih in imajo veliko proizvodnjo. Ampak tako kot pri mnogo drugih podjetjih se je ta rast dogajala zelo organsko, torej so se učili sproti in pogosto tudi iz napak. Vse do neke točke so imeli strukturo podjetja, ki je funkcionirala, dokler je šlo za manjši obseg tako dela kot kadrov in so lahko imeli vse pod kontrolo. Toda ko pride podjetje do določene kritične točke in velikosti, je nujno potrebno začeti optimizirati procese ali informacije, saj napake postanejo izredno drage.
Ko faktor nepredvidljivosti postane izziv
Dokler je podjetje manjše, si lahko privošči več delovanja „na slepo“, kar pomeni, da izstavlja račune in spremlja, ali je v plusu. Zelo pogosto se tudi zgodi, da se začne pojavljati minus in podjetje začne drveti proti stečaju. Toda nujno se je zavedati, da do tega, ali je podjetje uspešno ali v stečaju, ne pride zaradi strukturiranega in kontroliranega poslovanja, temveč predvsem zaradi faktorja nepredvidljivosti. Velik izziv je, kadar podjetje nima celostnih in pravih informacij. V grobem podjetnik na primer določi, da za X denarja proizvaja nek izdelek in ga proda za Y znesek, vendar v takem načinu poslovanja ni nobenih struktur in analitike, ki bi dala odgovor, za koliko je potrebno nabavljati, za koliko proizvajati, za koliko prodajati in kako na podlagi informacij narediti optimizacijo vseh stroškov, da bo cel proces vzdržen ter profitabilen.
Naj ne bo odločilen faktor sreče
Poslovanje brez pravih povratnih informacij sicer lahko deluje, kadar gre za manjši obseg poslovanja, saj je tedaj še mogoče ohranjati pregled. Toda na neki točki, ko je ta obseg poslovanja večji, naenkrat bistveno večjo pomembnost dobijo določene menedžerske odločitve. V ospredje torej pridejo analitične odločitve, postopkovne odločitve, procesi, strukture in kar naenkrat prejšnji sistem več ne deluje, ker je nemogoče imeti vse v glavi. Naenkrat vse postane preveč obsežno in konec meseca poslovodja izve, ali je na računu plus ali minus, nihče pa ne spremlja poslovanja vzročno-posledično. Obstajajo sicer tudi nekatera velika podjetja, ki tako funkcionirajo, ampak imajo v tem primeru srečo, da imajo dosti velike marže ali na primer izjemno sposobne ljudi, toda tu igra vlogo faktor sreče, ne pa vestne poslovne odločitve, narejene na podlagi smiselnih informacij.
Običajno se firme začnejo težav zavedati, ko pride do ozkega grla, torej ko se začnejo le-te kopičiti . Lahko si predstavljamo, kot da je ta proces menjalnik – na začetku je majhen menjalnik in vse lepo teče. Potem pa se ga začne nadgrajevati in postaja vse bolj kompleksen. Večji kot je menjalnik, več je koleščkov, vse je bolj zahtevno in ta kompleksnost se potencira. Če začne kateri kolešček narobe teči, niti ne moremo vedeti, točno kateri, temveč samo opazimo motnjo v delovanju. Kar naenkrat se v menjalniku pojavijo opilki, za katere sploh ne vemo, od kje so prišli, in začnemo se ukvarjati s temi opilki, medtem pa se začnejo vse karte v resnici rušiti.
Kako je mogoče razpad sistema obrniti sebi v prid?
Ključno je, da v pravem trenutku opazimo, kaj narobe teče in se kot podjetnik vprašamo: a se mora nekdo s tem ukvarjati? Zelo pogosto je odgovor, da ne nujno, saj bi lahko določeno nalogo opravljal tudi računalnik. V tem primeru smo našli optimalno rešitev, saj je računalnik neodvisen od človeških ur in vseh drugih tovrstnih dejavnikov. Potrebno je identificirati, katere naloge v podjetju morajo opravljati ljudje in katere naloge bi bile potencialno rešljive tudi z avtomatizacijo, torej z računalniki.
Ko sistem začne razpadati ...
Na tej točki se bom vrnil na proizvodno podjetje, omenjeno na začetku, in kritično točko ter spremembo razložil v praksi. Njihov način delovanje je bil tak, da so zjutraj napisali delovne naloge ter jih predali ljudem, ki delajo za različnimi stroji. Toda od zjutraj do naslednjega jutra nihče ni vedel in ni mogel spremljati, kakšno je dejansko stanje. V pisarni so dali nalogo, delavec za strojem pa se je te naloge lotil in začel delati. Toda če jih je vmes poklicala stranka in vprašala, kako daleč so s proizvodnjo, je bil odgovor: ne vemo. Če so nabavniki povprašali, ali je potrebnega še kaj materiala, je bil odgovor prav tako: ne vemo.
Kako smo z avtomatizacijo v trenutku spremenili problem v rešitev
V easy.bi se lotevamo točno takih izzivov in tudi v danem primeru smo se najprej vprašali: zakaj ne bi stranki omogočili, da ima neprestano vpogled v sam proces in v to, kaj delavci v danem trenutku počnejo in kakšno je dejansko stanje. Tako smo se lotili vzpostavitve elektronskih delovnih nalogov ter avtomatizirali postopek pošiljanja iz pisarne do delavca in nazaj. Nov pristop je omogočil še dodatne razsežnosti, saj je postalo odslej čisto enostavno vpogled ponuditi ne le zaposlenim, nabavnikom in ostalim deležnikom, temveč celo njihovim strankam, ki so v hipu in brez klica lahko same dobile povratno informacijo o stanju svojega naročila.
Kako lahko pomagamo vam?
Prepričani smo, da za vsak problem obstaja neka oblika digitalne rešitve, ki lahko „čez noč“ spremeni vaše poslovanje iz kaotičnega v jasen, strukturiran in nadzorovan proces, kjer na podlagi dejanskih informacij optimizirate poslovanje ter sprejemate učinkovite in informirane odločitve, ki vas vodijo uspehu naproti.
