Kako uporabiti tehnologijo za optimizacijo poslovnih procesov?

Danes želim z nekaj praktičnimi primeri razložiti, kako je mogoče tehnologijo uporabiti za optimizacijo katerih koli procesov v podjetju, tudi tistih, za katere tradicionalno velja, da zanje nujno potrebujemo delovno silo in da se delajo po ustaljenem postopku.
Predstavil bom nekaj načinov uporabe naših orodij znotraj osrednje platforme za optimizacijo procesov, imenovane Ebitools.

Ebitools so se rodili iz prakse, torej iz rešitev, ki sem jih uvajal v lastnih podjetjih. Ena mojih prednosti je namreč ta, da poznam obe plati poslovnih procesov. Na eni strani kot razvijalec že od 12. leta poznam ozadje in vem, kaj zmorejo računalniki ter kako je možno iz procesov izhajati ter jih optimizirati, po drugi strani pa se kot podjetnik od svojega 16. leta ukvarjam z ljudmi in kadri.

Pri vodenju podjetja se je ob opazovanju različnih procesov vedno potrebno vprašati, ali mora neko nalogo resnično nujno opravljati človek, ali pa jo je mogoče preoblikovati tako, da je delo prepuščeno računalniku in softverskim rešitvam.

Podjetje brez oddelka za naročila

Predstavil bom, kako smo se izzivov lotili v našem podjetju na podlagi opazovanja, na katerih vseh področjih nam lahko tehnologija pomaga optimizirati procese. V večini podjetij je na primer običajna praksa, da imajo zaposlene ljudi, ki osem ur na dan pobirajo naročila. To predstavlja na eni strani velik strošek in na drugi strani zahteva velik časovni angažma. Toda v resnici lahko softver celoten proces izvaja mnogo bolj učinkovito, s čimer se bistveno izboljša kakovost naročil, omogočene pa so tudi številne dodatne prednosti tako za podjetje kot za zunanje deležnike – na primer spremljanje naročil, sledenje postopku ipd. V svojem podjetju, ki je imelo za naročila zadolžene štiri osebe, smo se lotili optimizacije na način, da smo popolnoma vse procese avtomatizirali in ne potrebujemo več nobenega za sprejemanje naročil. Tako smo lahko kadre prerazporedili za opravljanje drugih, bolj kreativno usmerjenih nalog.

Podobno področje je tudi nabava, kjer so v tradicionalnih podjetjih nabavni oddelki običajno zelo obremenjeni, medtem ko smo pri nas s svojimi rešitvami optimizirali delo do točke, ko nabavnega oddelka sploh nimamo, čeprav gre za izjemno dejavno podjetje z velikimi potrebami glede nabave. Razvili smo kompleten sistem, ki nabavlja cele kamionske pošiljke sam, in še to z nadgrajeno logiko, na primer glede na to, ali bo jutri sonce ali dež, glede na to, koliko sredstev je trenutno na poslovnem računu, kakšen je planiran pretok denarja, koliko je obstoječe robe v skladišču in podobno.

Kako 200.000 eur stroškov zmanjšati na manj kot 1000 eur?

Še en izjemen primer je tudi področje inventure. Trgovska podjetja mnogokrat odpišejo tudi do 2 % blaga, kar na primer pri 10 milijonih prometa letno pomeni 200.000 eur stroškov, ker se določen delež robe pokvari, se izgubi, razbije in podobno. Toda običajno podjetja delajo inventuro konec leta in tedaj ugotovijo dejansko stanje. To je zelo pasiven pristop, zamuden in težek, saj se je praktično nemogoče spomniti dogodkov za nazaj in ugotavljati razloge za manko.

Ob opazovanju procesa inventure smo ugotovili, da običajno delo poteka tako, da nihče nima popolnega nadzora nad procesom. Ne spremlja se sproti, če se je kaj izgubilo, razbilo in podobno, prav tako pa ni nobenega sprotnega sistema beleženja in spremljanja. Kot analogijo pri razvoju softverske rešitve smo vzeli odhod človeka v trgovino, saj je s tem primerom je mogoče jasno prikazati, kako je tudi zahteven postopek, kot je inventura, mogoče optimizirati.

Preden se odpravimo v trgovino, odpremo hladilnik in na grobo pogledamo, kaj manjka. Ne ukvarjamo se s stvarmi, ki jih je videti dovolj, ampak s tistim, kar manjka. Tako smo zelo hitri in efektivni.

Enak sistem je mogoče izvesti tudi pri procesu inventure ter delo opravljati sproti in postopoma. V ekipi smo se domislili, da je potrebno računalnik naučiti na primer, katere tri artikle je treba vsak dan pogledati, s čimer je poskrbljeno, da v bistvu ves čas poteka inventura. Dodatna prednost je bila, da je mogoče softver optimizirati tako, da predlaga ravno prave artikle, torej tiste, ki so najbolj kritični, in celo take, kjer tisti, ki inventuro izvaja, ne izgublja veliko časa s štetjem, temveč mu računalnik predlaga najbolj optimalne izdelke. V roku enega meseca je opravljena inventura vseh izdelkov in postopek začne teči znova, tako da je v primeru, kadar pride do neujemanja zalog, vedno potrebno pregledati le cikel 30 dni, ne pa kot pri klasičnem sistemu, ko se dela pregled celega leta.

Tako smo v podjetju s tovrstnim procesom stroške zmanjšali do te mere, da so odpisi izdelkov ob 10 milijonih prometa, kot sem ga omenil pri uvodnem primeru, že vsa leta od uvedbe optimizacije nižji od 1000 eur, kar prinaša ogromne prihranke ter bistveno poveča učinkovitost poslovanja.

S podobnimi načini je mogoče optimizirati tudi vse ostale procese v podjetjih.

Vas zanima več?

Rezervirajte kratek sestanek z nami in skupaj poglejmo, pri čem vam lahko pomagamo ter vašemu podjetju omogočimo izjemen premik v poslovanju in pri doseganju boljših poslovnih rezultatov.

‍