7 nasvetov, kako povečati svojo produktivnost

V easy.bi verjamemo, da se trdo delo obrestuje. Če v reševanje svojih težav vložite misli in strast, bo uspeh zagotovo sledil. Toda vsi smo še vedno samo ljudje. Tudi če želimo dati vse od sebe, je to včasih težko. Lahko nimamo navdiha, lahko izgubimo fokus ali naša produktivnost oslabi.

To še posebej velja v sodobnem času glede na trenutno svetovno zdravstveno krizo, ki je vplivala na delovne navade in produktivnost podjetij po vsem svetu. Ker se ljudje soočajo s številnimi novimi izzivi, kot so delo na daljavo, izogibanje okužbam in na splošno spopadanje s spremembami življenjskega sloga, povezanimi s pandemijo, je ohranjanje produktivnosti pri poklicnih in zasebnih prizadevanjih postalo pomembnejše kot kadar koli prej.

Spodaj vam predstavljamo nekaj koristnih nasvetov, ki vam bodo pomagali povečati in ohraniti produktivnost. Izpostavili smo tudi nekatere najpogostejše tatove osredotočenosti in vire odlašanja, na katere morate biti še posebej pozorni, kadar delate od doma. Ti predlogi vam bodo pomagali izboljšati delovno etiko in vam dali najboljše rezultate.

1. Zahtevnejše in težje naloge opravljajte prej v delovnem dnevu

Na splošno so ljudje najbolj produktivni v prvih urah dneva, takoj po prebujanju. Na žalost ta čas običajno ni porabljen za naloge, ki zahtevajo večjo koncentracijo, ampak se odzivajo na e-poštna sporočila, brskajo po družabnih medijih in spletnih mestih z novicami. Če je mogoče, poskusite izkoristiti te zgodnje ure in jih uporabiti pri svojih najpomembnejših opravilih, ko imate še vedno dober fokus. Poleg tega se med delovnikom običajno nabirajo različne obveznosti, kar pomeni, da se je sčasoma vse težje osredotočiti na eno samo pomembno nalogo. Idealno je, da začnete z njimi, preden vas vsi začnejo motiti.

2. Zmanjšajte motnje

Vsi imamo navade, ki nam ukradejo koncentracijo in zmanjšajo produktivnost. Preverjanje zapisov prijateljev na družabnih medijih, branje zanimivega članka o naslednji veliki tehnološki inovaciji, ogled hitrega smešnega videa, ki ga je delil sodelavec. Večino teh navad je dejansko zelo zaželeno gojiti za podjetja, kot sta Facebook in YouTube, saj se jih lahko prevede v dobiček bodisi z oglaševanjem bodisi na druge načine. Zato tovrstna podjetja uporabljajo različne mehanizme za zagotovitev stalnega sodelovanja, kar pa na osebni ravni zmanjšuje osredotočenost posameznika. Stvari, kot so potisna obvestila, privlačna sporočila, barvite privlačne animacije in samodejno predvajani videoposnetki na koncu uničijo vašo osredotočenost in zavedejo vaše možgane, da nenehno preusmerjajo pozornost nazaj na aplikacijo. Takšno odvračanje pozornosti lahko poskusite zmanjšati na različne načine. Najosnovnejši pristop je izklop obvestil aplikacij za določeno časovno obdobje čez dan. Lahko celo poskusite določiti določen časovni okvir, kjer ste v bistvu "izven mreže"; brez povezave z vsemi oblikami komunikacije in motenja, zato da se lahko osredotočite samo na svoje delo. Čeprav lahko to v slabo voljo spravi nekatere vaše klepetave sodelavce in zamudite najnovejši zapis svojega najljubšega blogerja, se bo to zagotovo pokazalo v povečani produktivnosti.

3. Razčlenite kompleksne naloge na manjše dele

Upoštevajte nasvet agilnega podjetja: eden najboljših načinov za povečanje produktivnosti in preprečevanje odlašanja je razdelitev velikih nalog na manjše, lažje obvladljive dele. Tako ne boste le dobili boljšega pregleda nad napredkom pri delu, temveč boste dosegli tudi pomemben psihološki učinek, saj dokončanje posameznih nalog spodbuja pozitivne občutke, ki vas dodatno motivirajo. Vse je stvar perspektive! Vprašajte se, katera možnost po celem dnevu zveni bolj privlačno:  

• Imel sem eno nalogo in je nisem uspel dokončati.

• Rešil sem 6 od 10 nalog, ki sem si jih zadal.

Če se osredotočimo zgolj na eno veliko nalogo, si jo predstavljamo kot nekaj, kar je težko rešiti, zato zavlačujemo že s prvim korakom.

4. Med produktivnim delom si vzemite odmor

V nasprotju z našim prepričanjem lahko odmor med delom dejansko poveča uspešnost dela. Naši možgani naj bi imeli dva načina delovanja: osredotočeno stanje, kjer se popolnoma osredotočimo na določeno nalogo, in razpršeno stanje, kjer so naši možgani bolj sproščeni in naš um tava. Pokazalo se je, da svoje največje težave dejansko rešimo, ko smo v razpršenem stanju, ne pa v osredotočenem. Poleg tega odmor izboljša našo koncentracijo, ki je ključna za produktivnost. Med dolgočasnimi nalogami je naša sposobnost, da se osredotočimo in vztrajamo pri delu, iz minute v minuto težja. Kljub temu moramo biti previdni, saj lahko nekatere vrste prekinitev dejansko škodljivo vplivajo na splošno produktivnost. Kot je omenjeno v prejšnjem razdelku, preživljanje časa na družbenih medijih in uporaba aplikacij za prosti čas niso dobre ideje, saj nas hitro zasvojijo. Podobno je v primeru, če med premorom tuhtamo o težavi, saj v tem primeru ne uspemo odklopiti misli in jih preusmeriti k nečemu drugemu. Med odmorom je ključna psihološka odmaknjenost; miselno odklop od službenih misli. Primera dejavnosti, ki vključujejo psihološki premor, sta meditacija ali telesna aktivnost. Konkreten primer, ki vključuje lastnosti obeh, je sprehod v naravi.

5. Uporabite pravilo dveh minut

Dvominutno pravilo je dobro znano in pravi: "Če imate nalogo ali dejanje, za katerega veste, da ga je mogoče izvesti v dveh minutah ali manj, to storite takoj!" Dvominutno pravilo deluje, ker z opravljanjem naloge takoj zmanjšamo čas, ki ga bi porabili za načrtovanje opravljanja naloge. Ko obvladate dvominutno pravilo, lahko celo nekoliko drugače uporabite njegovo filozofijo in ga uporabite za razvoj novih dobrih navad. Na primer, če ste se odločili, da boste vzpostavili navado branja, je dobro začeti z branjem samo ene strani knjige naenkrat (kar vam bo vzelo manj kot 2 minuti). Ker ste iz procesa odstranili vsa nepotrebna odlašanja, boste z lahkoto opravljali želene naloge in jih učinkoviteje spremenili v navade. Presenečeni bi bili, kako lažje je prebrati 1 stran na dan, kot pa poskusiti začeti z 20 stranmi.

6. Optimizirajte poslovne sestanke

Do velikih izgub produktivnosti pride tudi zaradi sestankov. Medtem ko so pomembni za pregled trenutno odprtih nalog, kljub vsemu preusmerijo fokus od dejanskega dela in lahko zaposlene dolgočasijo zaradi njihove ponavljajoče se narave. Pomembno je zagotoviti, da čas za sestanke ne bo porabljen za razpravo o stvareh, ki za skupino niso pomembne. Če ima nekdo težavo, pri kateri lahko pomaga samo ena oseba, je bolje, da to pusti za razpravo med njima. Pomembna je tudi izbira fizične izvedbe vaših sestankov. Pokazalo se je, da so sestanki, na katerih osebe stojijo, v povprečju za 34 % krajši od sestankov ob posedanju in povečujejo poslovno učinkovitost ter izboljšajo kulturo podjetja in zdravje zaposlenih.

7. Poskrbite, da delate v udobnem in urejenem okolju

Nered in neorganiziranost v vaši pisarni lahko povzročita neorganiziranost tudi v vašem umu. Nered v delovnem okolju lahko povzroči tudi občutek krivde in splošno nelagodje, ki se lahko celo stopnjuje v stres ali tesnobo. Ne dovolite, da vas nered ovira pri opravljanju vaših delovnih nalog. Občasno si rezervirajte poseben čas za pospravljanje delovne mize, splošnega delovnega prostora in namizja računalnika.

Zgoraj so navedene nekatere ključne točke za povečanje in ohranjanje visoke produktivnosti na delovnem mestu (in drugje). Ključno je, da dajemo prednost pomembnim in majhnim nalogam, odpravljamo velike težave, si vzamemo odmore in vzdržujemo čisto delovno okolje. Verjamem, da imajo vsi ti koraki vse to ogromno vlogo pri zagotavljanju produktivnosti in so poleg tega precej enostavni za izvajanje. Uporabite jih v svojem delovnem procesu in hitro boste videli rezultate!

Če potrebujete pomoč pri povečanju produktivnosti z optimizacijo delovnih procesov, se obrnite na nas!
Konec koncev, če poskušamo narediti nekaj velikega, zakaj ne bi dali od sebe vse?

‍