5 načinov, kako lahko digitalizacija delovnih nalogov pomaga pri upravljanju
Tehnologija je podjetjem na dosegu roke prinesla številne prednosti, vendar je v poplavi dosegljivih rešitev in možnosti še vedno prava umetnost, kako izbrati prave rešitve ter kako jih učinkovito uporabiti. Eno od področij, kjer se številna podjetja še vedno zatekajo h klasiki, je področje delovnih nalogov. Pri večini podjetij to predstavlja enega bistvenih delov poslovanja, vendar se v praksi izkaže, da mnogi še vedno uporabljajo delovne naloge na papirju.
To na eni strani predstavlja številne izzive s praktičnega vidika, saj se lahko hitro izgubijo, založijo ali niso čitljivi, prav tako pa tudi vzamejo veliko časa med izpolnjevanjem in z zamudo prispejo na lokacijo. Po drugi strani pa tak pristop vodilnim v podjetju ne omogoča, da bi naredili korak naprej in s pomočjo tehnologije dobili uvid v svoje poslovanje s takega zornega kota, kot ga lahko s svojimi neomejenimi možnostmi in kapacitetami omogoči le tehnologija.
Za nekoliko temeljitejši vpogled v tematiko ter v možnosti, ki so uporabnikom v sodobnem času na voljo, bomo izpostavili pet ključnih prednosti digitalizacije delovnih nalogov in opozorili, na kaj vse je potrebno biti pri izbiri prave rešitve pozorni.
- Odločitev za avtomatizacijo bistveno skrajša čas
Uporabniku prijazna avtomatizacija je prihodnost digitalne dobe, vendar je zelo pomembno, kako je izvedena. Ključno je namreč, da na čim več nivojih olajša delo, zmanjša potrebe po papirju ter odpravi čim več ročnega dela. To je mogoče doseči z ustrezno aplikacijo, ki omogoča pregledno načrtovanje dela in razporeditev nalog med zaposlenimi ter ima vzpostavljen avtomatiziran seznam nalog in delovnih procesov, ki skrajšajo čas in zmanjšajo možnost napak.
- Enostavnejše in bolj natančno načrtovanje dela
Vodstvo in zaposleni lahko s pomočjo avtomatizacije delovnih nalogov ter njihovega ustreznega spremljanja in vrednotenja kar najbolj optimalno načrtujejo delo in sledijo ključnim informacijam, potrebnim za pravočasno in učinkovito dokončanje dela. To ima številne pozitivne učinke na vseh ravneh poslovanja podjetja.
- Zagotovljeni sta večja sledljivost in preglednost
Smotrno izbrana programska oprema poenostavlja dohodna in odhodna opravila z ustvarjanjem digitalno sledljivega dokumenta, ki prikazuje, kaj je treba storiti in kako to storiti. Delovni nalog je v bistvu dokument, ki je ustvarjen interno, tako da lahko podjetje zaposlenemu dodeli določeno nalogo. Ker ne gre za fizični dokument, ga ni mogoče uničiti, poškodovati ali izgubiti na terenu.
- Neposredno urejanje iz terena
Ena izmed zelo pomembnih prednosti digitaliziranih delovnih nalogov je, da lahko delavci vse potrebno urejajo neposredno na terenu. To je mogoče tako v relaciji do stranke, ki lahko podpiše dokumentacijo in potrdi, da je delo opravljeno, kot tudi v primeru potrebe po komunikaciji z delavci v pisarni.
- Dostopnost informacij kjer koli in kadar koli
Uporaba digitalnih delovnih nalogov odpravlja izzive z nečitljivo pisavo, zamike in morebitne napake. Ena izmed pomembnih prednosti je tudi, da so podatki z nekaj kliki dosegljivi kjer koli in kadar koli, in sicer vsem – tako na terenu kot v pisarni. Možna je tudi hitra in enostavna obdelava velikih količin podatkov in naročil.
Kaj je treba upoštevati pri izbiri primerne rešitve
Vse organizacije na svetu niso enake in potrebe vsakega delovnega okolja so odvisni od različnih dejavnikov, tako od velikosti podjetja, delovnih procesov kot od dejavnosti. Pomembno je izbrati po meri prilagojene rešitve, ki so primerne za vaše poslovanje.
Kako premostiti izzive digitalizacije
Potrebno se je zavedati, da je internet sestavni del delovanja večine poslovnih aplikacij, pri čemer je zelo pomemben neprekinjen dostop do zanesljivega brezžičnega omrežja, kar ni vedno mogoče doseči.
Potrebno je torej izbrati programsko opremo, ki ponuja možnost, da delovne naloge shranite v napravo z internetno povezavo ali brez nje ter počakate na nadaljnjo obdelavo ali skupno rabo, ko dobite dostop do interneta.
Želite rešitev na dlani?
Z razumevanjem potreb podjetij in hkrati z odličnim tehnološkim znanjem smo razvili rešitev ebiWork, ki ponuja vse zgoraj naštete prednosti in vam pomaga enkrat za vselej optimizirati in nadgraditi svoje delovne procese.
