10 ključnih dejavnikov, zaradi katerih je projekt uspešen

Začnimo s hitrim opisom dejanskega uspeha projekta, preden pridemo do dejavnikov uspeha. Odgovori se na prvi pogled zdijo preprosti: projekt se šteje za dober, če je dosežen namen projekta. To pomeni, da ste si zastavili konkretne cilje. Toda dejansko ni dovolj, da izpolnite svoje cilje projekta, da bi projekt ocenili kot uspešen. Lahko dosežete svoje cilje projekta, ne pa tudi drugih ciljev, povezanih z zaključkom projekta.

Dejavniki uspeha

Pri vodenju projektov obstaja veliko študij o dejavnikih uspeha. Rezultati se razlikujejo glede na udeležence, velikost študije in panogo. Kljub temu so očitni nekateri ponavljajoči se dejavniki, ki se zdijo ključnega pomena ne glede na kontekst projekta.  

Oglejmo si naslednje dejavnike:

1. Izkušeni vodje projektov in strokovni vodje projektnih skupin

Teorijo in metode vodenja projektov lahko razumete, vendar so izkušnje na koncu eden ključnih dejavnikov uspeha. Bolj kot bo izkušen vodja projekta, bolj verjetno je, da bo lahko premagal vsakodnevne projektne izzive. Da bi se izognili nesporazumom, imejte v mislih jasne vloge in odgovornosti. Uspešni projektni vodje nimajo le tehničnega znanja, temveč tudi odlične vodstvene sposobnosti.

Poskrbite, da imajo člani ekipe potrebna znanja za doseganje zahtevanih rezultatov in pozitiven odnos do projekta. Tudi kot celota mora ekipa delovati. Zato je nujno zgraditi ekipo, ki je motivirana za skupno delo.

2. Metodični pristop

Za uspeh je ključnega pomena izbira ustrezne metodologije za vodenje projektov. Če želite zagotoviti, da je vaš postopek jasen, zanesljiv in učinkovit, upoštevajte začrtane tehnike. Vse zainteresirane strani bi morale sprejeti konsenz glede vloženega časa za določitev jasnega cilja projekta.

3. Pravilno načrtovanje

Mnogi vodje projektov pohitijo v fazo izvedbe projekta in si ne vzamejo dovolj časa za dobro načrtovanje. Ne naredite te napake. V temeljito planiranje vložite dovolj časa in sredstev.

4. Upoštevajte najboljše prakse

Ničesar ni treba znova izumljati. Vodenje projektov je že samo na sebi izziv. Uporabite najboljše prakse, kjer je to mogoče. Namesto da bi vse gradili od začetka, se opirajte na izkušnje iz preteklih uspehov in preverjene strategije prilagodite svojemu posameznemu primeru. To vam omogoča, da svoje vire osredotočite na tiste elemente vašega projekta, ki bodo prinesli največjo spremembo.

5. Spremljanje in nadzor

Preverite svoj napredek in redno ocenjujte rezultate. Če želite hitro razumeti, ali je projekt na pravi poti, določite ključne kazalnike uspešnosti (KPI) in uporabljajte poročila. Že zgodaj boste prepoznali, kdaj gredo stvari v napačno smer, in lahko boste sprejeli ukrepe, preden se naredi večja škoda.

6. Uporabite profesionalno programsko opremo

Kakovost izbranih orodij neposredno vpliva na kakovost vašega upravljanja. Vloga programske opreme za upravljanje projektov je pogosto podcenjena. Profesionalna in intuitivna programska oprema zmanjšuje tveganje za napake in napačne izračune, zagotavlja najboljši možen pregled vseh ustreznih KPI-jev in zanesljivo prikazuje pomembne podatke. Programska oprema spodbuja varno in enostavno sodelovanje ekipe in je osnova za zagotavljanje dostopa do informacij, ki jih potrebuje vsak član ekipe.

Vložite v profesionalno in posebno orodje, namesto da bi delali z Excelom ali drugimi programi za preglednice, ki niso ustvarjeni za potrebe vodenja projektov. To vam bo poenostavilo delo in vplivalo na uspeh vašega projekta.

7. Učinkovito komuniciranje

S pravilno komunikacijo bi bilo mogoče številne neželene dogodke v projektih preprečiti ali vsaj odkriti prej. Zagotovite, da se formalni komunikacijski procesi (sestanki, dokumentacija) in neformalni procesi zares izvajajo in uporabljajo. Komunikacija med člani ekipe igra pomembno vlogo. Ponudite priložnost, da se vaši zaposleni zberejo zunaj uradnih sestankov, na primer v kotičku za kavo.

8. Delo s predanimi ljudmi

Vsaka strategija in načrt lahko popolnoma razpade brez prave ekipe. Posledično bi morali biti glavno projektno osebje, strokovni viri, proizvajalci in vse zainteresirane strani del skupinske dinamike. Vsi vpleteni morajo biti predani skupini, si deliti podobne projektne vizije in si prizadevati za splošen uspeh.

Pomembno je, da vsakemu vidiku projekta dodelite prave posameznike in poskrbite za dobro sodelovanje. Poleg tega mora biti celotna ekipa v celoti predana, kar pomeni, da mora biti komunikacija enakovredna, da bo rezultat najuspešnejši.

9. Skrbno obvladovanje tveganj

Vodje projektov vedo, da se načrtovane stvari le redko uresničijo. Med postopkom načrtovanja je nujno sestaviti dnevnik tveganj z akcijskim načrtom za tveganja projekta. Poskrbite, da bodo vse ključne zainteresirane strani poznale vaš dnevnik tveganj in vedele, kje ga lahko najdejo. Če se kaj zgodi, lahko ekipa z že pripravljenim načrtom upravljanja hitro reši težavo. Ko se bodo soočili s projektnimi tveganji, bo to ekipi dalo samozavest in pomagalo strankam, da spremljajo napredek projekta.

10. Uspešen zaključek projekta

Če projekt ni uspešno zaključen, lahko še naprej porablja sredstva. Projektna skupina mora biti odločna in se strinjati s stranko, da je izpolnila vse ključne dejavnike uspeha. Treba se je dogovoriti in podpisati dogovor o uspešno zaključenem in dostavljenem projektu. Ankete o zadovoljstvu so dobra oblika dokumentacije, ki jo je mogoče v prihodnje zabeležiti in shraniti ter imeti dragocene informacije za prihodnjo uporabo.

Ali iščete pravega partnerja?

V easy.bi smo strokovnjaki za zagotavljanje vodenja projektov in optimizacijo vašega vsakodnevnega poslovanja.  

Ne pozabite preveriti tudi: Naši projekti.