Wie lassen sich verschiedene Unternehmenssysteme ohne große Kosten integrieren?

In Unternehmen ist es oft eine große Herausforderung, wie man Daten und die verschiedenen Systeme, in denen diese Daten liegen, miteinander verbindet. Ich werde kurz vorstellen, wie wir diese Herausforderung in easy.bi angegangen sind und was wir erreicht haben.

In der Regel benötigen Unternehmen für ihren reibungslosen Betrieb ein sogenanntes ERP-System (Enterprise Ressource Planning), was übersetzt soviel wie Planung der Unternehmensressourcen bedeutet und zur Steuerung der Unternehmensabläufe gedacht ist. Meistens handelt es sich dabei um ein Buchhaltungssystem, das mit verschiedenen Softwarelösungen (z. B. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage usw.) die Unternehmenssteuerung ermöglicht. Gleichzeitig benötigen Unternehmen auch das sogenannte CRM-System (Customer Relationship Management), das für das Kundenbeziehungsmanagement gedacht ist und mit dem das Unternehmen Inhalte, Beziehungen und Kontakte zu Kunden etc. verwaltet.

Was soll man mit der Vielzahl von Insellösungen anfangen?

Das sind zwei für sich genommen sehr mächtige Werkzeuge, aber in der Praxis stellt sich heraus, dass noch ein paar zusätzliche Tools eingesetzt werden müssen, damit ein Unternehmen alle seine spezifischen Arbeitsprozesse erfolgreich verwalten und erfassen kann. Daher hat das Unternehmen bald eine ganze Reihe so genannter Insellösungen, was bedeutet, dass jedes Segment seine eigene Lösung hat, aber alle diese Lösungen sind nicht miteinander integriert und nicht umfassend. Eine zusätzliche Herausforderung entsteht dadurch, dass die gleichen Daten an verschiedenen, voneinander getrennten Stellen auftauchen, was qualitativ sehr unzureichend ist. Ein typisches Beispiel sind Online-Shops bzw. eCommerce-Systeme, da Unternehmen einerseits alle Daten in ihren internen Systemen haben und andererseits die Daten auch in dem System gespeichert sind, über das der Online-Shop betrieben wird. Beide sogenannten "Insel"-Systeme sind jedoch meistens nicht miteinander verbunden.

Wie haben wir die Herausforderung gemeistert?

Bei easy.bi gehen wir grundsätzlich sehr integriert mit Produkten um. Wir überlegen immer, wie wir die effektivste Lösung finden können und es stellt sich meist heraus, dass der erste Schritt die Konnektivität ist. Zu diesem Zweck haben wir ein eigenes System entwickelt, den One Data Service (1ds), der alle zuvor genannten Systeme miteinander verbindet und dafür sorgt, dass sie miteinander "reden" können.

Ähnliche Lösungen gibt es zwar bereits auf dem Markt, aber die Herausforderung besteht darin, dass sie eine extrem teure Investition darstellen, da immer eine sehr individuelle Lösung erforderlich ist. Unter diesem Gesichtspunkt ist es für viele Unternehmen leider oft sinnfrei, vom Kosten/Nutzen – Faktor hergesehen, eine solche Integration zu realisieren, also bleiben Unternehmen oft bei verteilten Lösungen, welche untereinander nicht verknüpft sind.

Bei easy.bi hingegen sind wir die Herausforderung mit einem anderen Ansatz der Vernetzung angegangen. Wir haben eine technologische Lösung entwickelt, die alle Verbindungen bereithält, so dass es möglich ist, verschiedene Systeme bzw. die spezifischen "Sprachen", die diese Systeme verwenden, viel schneller miteinander zu verbinden und eine andere Art der Integration zu erreichen, die nicht umfangreiche individuelle Anpassungen für jeden Benutzer erfordert, sondern die Systeme eines Unternehmens viel schneller und zu viel geringeren Kosten intelligent verbinden und anpassen kann.

Integration über One Data Service-System in der Praxis

Die Funktionsweise wird deutlicher, wenn ich sie an einem konkreten Beispiel illustriere. Einer unserer Kunden nutzt das ERP-System von SAP und hat täglich eine große Anzahl von Teams im Einsatz. Zuvor waren seine Daten in mehreren Systemen gespeichert, die nicht miteinander verbunden waren, was es dem Kunden unmöglich machte, seine Vertriebs- und Betriebsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten.

Wir sind die Integration so angegangen, dass wir einen Serviceprozess in Teilprozesse und Teilprozessschritte unterteilt haben. Der erste Schritt ist z.B., dass ein bestimmtes Team in den Außendienst geht und dort etwas erledigt. Wenn diese Arbeit erledigt ist, kommt das nächste Team und erledigt wieder seinen Teil. Die Herausforderung bestand darin, dass viele Informationen getrennt und ohne Zusammenhang waren. Deshalb haben wir dem Kunden ein Tool zur Verfügung gestellt, dass all diese Prozesse überwacht und einen mobilen Abruf aller Ein- und Ausgabedaten ermöglicht, so dass jeder der Mitarbeiter, abhängig von seinen Berechtigungen, einen umfassenden Überblick hat.  

Auf diese Weise regelt das integrierte System die gesamte Planung der Teams. Die Teams tauschen echte und vor allem relevante Informationen aus, und zwar direkt vor Ort. Sie haben alle notwendigen Dokumentationen, da alles digitalisiert ist. Darüber hinaus lernt das System sogar und antizipiert, was alles mitgenommen werden muss und wie viel Material für einen bestimmten Auftrag benötigt wird. Der Mitarbeiter im Büro erhält ebenfalls sofortiges Feedback und kann den Fortschritt jeder Projektumsetzung in Echtzeit überwachen.  

Daraus folgt, dass sich die Gesamtqualität der Unternehmensleistung deutlich verbessert hat.

Kennen Sie den wahren Wert von richtig archivierten Informationen?

Ein weiterer Vorteil, den ich anhand dieses Beispiels erwähnen möchte, ist, dass das System auch ein Archiv des gesamten Prozessablaufs anlegt. Der Wert von archivierten Informationen, die bei der weiteren Entscheidungsfindung helfen können, wird nämlich oft vernachlässigt. Diese Methode bietet einen genauen Einblick in das gesamte Projekt und gibt Auskunft darüber, wie erfolgreich die einzelnen Schritte waren. Den Entscheidungsträgern stehen somit greifbare Daten zur Verfügung, um ein ganzheitliches Bild zu erstellen. Unter dem Gesichtspunkt der Datenqualität haben sie beispielsweise reale Daten, wie es um die Qualität eines Teams bestellt ist, wie viel Zeit sie für eine bestimmte Aufgabe aufwenden, kurzum, das System ermöglicht es ihnen, die Effizienz umfassend zu messen und fundierte Zukunftsentscheidungen zu treffen.

Wollen auch Sie einfachere und bessere Entscheidungen treffen?

Wir sind für Sie da und freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen!

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