Wie kann man Technologie nutzen, um Geschäftsprozesse zu optimieren?
Ich möchte anhand einiger praktischer Beispiele erläutern, wie Technologie eingesetzt werden kann, um beliebige Prozesse in einem Unternehmen zu optimieren, auch solche, von denen man traditionell annimmt, dass sie unmittelbar Arbeitskräfte benötigen und auf eine bestimmte Art und Weise erledigt werden müssen.
Ich werde einige Anwendungsfälle unserer Werkzeuge innerhalb unserer zentralen Prozessoptimierungsplattform namens ebitools vorstellen.
Ebitools wurden aus der Praxis heraus entwickelt, d.h. aus den Lösungen, die wir in unseren eigenen Unternehmen einsetzen. Einer meiner Vorteile ist, dass ich beide Seiten der Geschäftsprozesse kenne. Einerseits kenne ich als Entwickler die Hintergründe, seit ich 12 Jahre alt bin und weiß, was Computer können. Ich weiß auch, wie man von Prozessen ausgehen und sie optimieren kann. Andererseits arbeite ich mit meinen eigenen Mitarbeitern, seit ich 16 Jahre alt war und mein erstes Unternehmen gegründet habe.
Wenn man ein Unternehmen leitet und verschiedene Prozesse beobachtet, muss man sich immer wieder fragen, ob eine Aufgabe wirklich von einem Mitarbeiter erledigt werden muss, oder ob sie so umgestaltet werden kann, dass die ganze Arbeit dem Computer und Softwarelösungen überlassen wird.
Ein Unternehmen ohne Einkaufsabteilung
Ich werde vorstellen, wie wir die Herausforderungen in unserem Unternehmen aufgrund von Beobachtungen angegangen sind, und zwar in allen Bereichen, in denen Technologie uns helfen kann, Prozesse zu optimieren. In den meisten Unternehmen ist es zum Beispiel üblich, dass es Mitarbeiter gibt, die acht Stunden am Tag Bestellungen abholen. Dies stellt einerseits einen großen Kostenfaktor dar und erfordert andererseits einen hohen Zeitaufwand. Aber in Wirklichkeit kann die Software den gesamten Prozess viel effizienter durchführen, was die Qualität der Aufträge deutlich verbessert, und es gibt viele zusätzliche Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für externe Beteiligte - zum Beispiel Auftragsüberwachung, Prozessverfolgung usw. In unserem Unternehmen, in dem vier Personen für die Bestellungen zuständig waren, haben wir die Optimierung so vorgenommen, dass wir alle Prozesse komplett automatisiert haben und kein Personal mehr für die Annahme von Bestellungen benötigen. Auf diese Weise konnten wir das Personal für andere, kreativere Aufgaben einsetzen.
Auch die Einkaufsabteilung ist in traditionellen Unternehmen in der Regel sehr stark ausgelastet, während wir mit unseren Lösungen die Arbeit soweit optimiert haben, dass wir überhaupt keine Einkaufsabteilung mehr haben, obwohl wir ein sehr aktives Unternehmen mit hohem Einkaufsbedarf haben. Wir haben ein komplettes System entwickelt, das selbstständig ganze LKW-Sendungen beschafft, mit erweiterter Logik, z. B. je nachdem, ob es morgen sonnig oder regnerisch wird, je nachdem, wie viel Geld gerade auf dem Geschäftskonto ist, wie der geplante Cashflow aussieht, wie viel von der vorhandenen Ware im Lager ist, usw.
Wie kann man 200.000 Euro Kosten auf weniger als 1.000 Euro reduzieren?
Ein weiteres herausragendes Beispiel ist die Inventurabteilung. Großhandelsunternehmen schreiben oft bis zu 2 % der Waren ab, was z. B. bei einem Umsatz von 10 Millionen pro Jahr 200.000 Euro kostet, weil ein gewisser Anteil an Waren verdorben, verloren, kaputt usw. ist. Aber in der Regel machen Unternehmen am Ende des Jahres eine Inventur und stellen dann die tatsächliche Situation fest. Dies ist ein sehr passiver Ansatz, zeitaufwändig und schwierig, da es praktisch unmöglich ist, sich rückwärts an die Ereignisse zu erinnern und die Gründe für die Situation zu ermitteln.
Bei der Beobachtung des Inventurprozesses haben wir festgestellt, dass normalerweise so gearbeitet wird, dass niemand die vollständige Kontrolle über den Prozess hat. Es wird nicht laufend überwacht, ob etwas verloren geht oder kaputt ist, und es gibt auch kein laufendes System zur Aufzeichnung und Überwachung. Als Analogie bei der Entwicklung einer Softwarelösung haben wir das Beispiel einer Person genommen, die zum Einkaufen in den Laden geht, weil man so anschaulich zeigen kann, wie selbst ein anspruchsvoller Prozess wie die Inventur optimiert werden kann.
Bevor wir in den Laden gehen, öffnen wir den Kühlschrank und schauen uns grob an, was fehlt. Wir beschäftigen uns nicht mit den Dingen, von denen wir scheinbar genug haben, sondern mit dem, was fehlt. Auf diese Weise sind wir sehr schnell und effektiv.
Dasselbe System lässt sich auch im Inventarisierungsprozess einsetzen und die Arbeit kann fortlaufend durchgeführt werden. Als Team kamen wir auf die Idee, dem Computer zum Beispiel beizubringen, welche drei Artikel er jeden Tag anschauen soll, um so sicherzustellen, dass die Inventur immer stattfindet. Ein zusätzlicher Vorteil war, dass die Software optimiert werden konnte, indem sie genau die richtigen Artikel vorschlug, d. h. die kritischsten, und sogar solche, bei denen der Lagerist nicht viel Zeit mit dem Zählen vergeudet, sondern der Computer die optimalen Produkte vorschlägt. Innerhalb eines Monats wird eine Inventur aller Produkte durchgeführt, und der Prozess beginnt von neuem, so dass im Falle von Bestandsfehlern nur der 30-Tage-Zyklus überprüft werden muss, nicht wie im klassischen System, wo die Überprüfung das ganze Jahr über erfolgt.
So haben wir mit diesem Prozess die Kosten im Unternehmen so weit gesenkt, dass die Produktabschreibungen bei einem Umsatz von 10 Millionen, wie ich im einleitenden Fall erwähnt habe, seit der Einführung der Optimierung in allen Jahren unter 1000 Euro liegen, was enorme Einsparungen bringt und die Effizienz des Unternehmens deutlich erhöht.
Alle anderen Prozesse in Unternehmen können auf ähnliche Weise optimiert werden.
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