Wendepunkt im Geschäftsprozess eines Unternehmens
Ich beginne mit dem Gedanken, dass es meiner Erfahrung nach einem Wendepunkt im Geschäftsverlauf eines Unternehmens gibt, der sich entscheidend auf die Zukunft des Unternehmens auswirkt. Das ist der Zeitpunkt, an dem der Unternehmer eine weise Entscheidung treffen muss. Wenn er erkennt, in welche Richtung er am besten gehen sollte, ist er dem Erfolg im Nu fünf Schritte näher. Eine weitere Erklärung folgt bald ...
Kürzlich haben wir bei easy.bi mit einem Kunden gearbeitet, der eine 30-jährige Tradition in der Metallverarbeitungsindustrie hat. In dieser Zeit sind sie auf eine konkrete Zahl von 100 Mitarbeitern gewachsen und haben eine große Produktion. Aber wie bei vielen anderen Unternehmen auch, war dieses Wachstum sehr organisch, so dass sie auf dem Weg und oft aus Fehlern gelernt haben. Bis zu einem gewissen Punkt hatten sie eine Unternehmensstruktur, die funktionierte, solange es sich um ein kleineres Volumen von sowohl Arbeit als auch Mitarbeitern handelte und sie alles unter Kontrolle haben konnten. Aber sobald ein Unternehmen eine gewisse kritische Größe erreicht, muss man unbedingt damit beginnen, Prozesse oder Informationen zu optimieren, da Fehler extrem kostspielig werden.
Wenn der Faktor Unberechenbarkeit zur Herausforderung wird
Solange das Unternehmen kleiner ist, kann es sich leisten, eher "blind" zu agieren, das heißt, es stellt Rechnungen aus und überwacht, ob es schwarze Zahlen schreibt. Sehr oft kommt es auch vor, dass die roten Zahlen eintreten und das Unternehmen auf eine Notlage zusteuert. Man muss sich aber darüber im Klaren sein, dass es nicht an strukturierten und kontrollierten Abläufen liegt, ob ein Unternehmen erfolgreich oder nicht erfolgreich ist, sondern vor allem an dem Faktor der Unvorhersehbarkeit. Es ist eine große Herausforderung, wenn ein Unternehmen nicht über umfassende Informationen verfügt. Grob gesagt, sie produzieren z.B. ein Produkt für den Preis X und verkaufen es für den Betrag Y, aber bei dieser Art des Wirtschaftens gibt es keine Strukturen und Analysen, um zu beantworten, wie viel eingekauft, wie viel produziert, wie viel verkauft werden muss und wie alle Kosten auf Basis von Informationen optimiert werden können, um den gesamten Prozess nachhaltig und profitabel zu gestalten.
Lassen Sie nicht zu, dass der Faktor Glück Ihr Geschäft steuert
Ein Geschäft ohne echtes Feedback kann für ein kleines Unternehmen irgendwie funktionieren, weil es noch möglich ist, den Überblick zu behalten. Aber irgendwann, wenn das Geschäftsvolumen größer ist, werden plötzlich bestimmte Managemententscheidungen deutlich wichtiger. Damit rücken analytische Entscheidungen, prozessuale Entscheidungen, Prozesse, Strukturen in den Vordergrund und plötzlich funktioniert das bisherige System nicht mehr, weil es unmöglich ist, alles im Blick zu haben. Plötzlich werden die Prozesse zu umfangreich und am Ende des Monats sprechen die Zahlen für sich, aber niemand überwacht das Geschäft kausal. Es gibt auch große Unternehmen, die so arbeiten, aber in diesem Fall haben sie das Glück, recht große Margen zu haben oder z. B. extrem fähige Mitarbeiter, aber in diesem Fall spielt der Faktor Glück eine Rolle und nicht eine gewissenhafte Geschäftsentscheidung, die auf der Grundlage sinnvoller Informationen getroffen wird.
In der Regel werden Unternehmen auf Probleme aufmerksam, wenn sie beginnen, sich zu häufen. Wir können uns diesen Prozess wie ein Getriebe vorstellen - am Anfang ist es ein kleines Getriebe und alles läuft reibungslos. Dann beginnt es aufzurüsten und wird immer komplexer. Je größer das Getriebe, desto mehr Räder gibt es, alles wird anspruchsvoller und diese Komplexität wird potenziert. Wenn irgendein Rad anfängt, falsch zu laufen, können wir nicht einmal genau wissen, welches, wir bemerken einfach eine Störung. Plötzlich tauchen Späne im Getriebe auf, von denen wir nicht einmal wissen, woher sie kommen, und wir fangen an, uns mit diesen Spänen zu beschäftigen, und in der Zwischenzeit brechen Stück für Stück alle Teile unseres Unternehmens zusammen.
Wie kann man den Zerfall des Systems zu seinem Vorteil nutzen?
Der Schlüssel liegt darin, zum richtigen Zeitpunkt zu bemerken, was schiefläuft, und sich als Unternehmer zu fragen: Muss man sich damit beschäftigen? Sehr oft ist die Antwort, dass es nicht notwendig ist, da ein Computer eine bestimmte Aufgabe auch übernehmen könnte. In diesem Fall haben wir die optimale Lösung gefunden, denn der Computer ist unabhängig von allen menschenbezogenen Faktoren. Es ist notwendig zu identifizieren, welche Aufgaben im Unternehmen von Menschen erledigt werden sollten und welche Aufgaben möglicherweise auch mit Automatisierung, also mit Computern, lösbar wären.
Wenn das System anfängt, auseinanderzufallen ...
An dieser Stelle möchte ich auf das eingangs erwähnte Fertigungsunternehmen zurückkommen und den kritischen Punkt und die Veränderung erläutern. Deren Arbeitsweise war so, dass sie morgens Arbeitsaufträge schrieben und diese an Leute übergaben, die hinter verschiedenen Maschinen arbeiteten. Aber von morgens bis zum nächsten Morgen wusste niemand und konnte auch nicht kontrollieren, wie die tatsächliche Situation war. Sie gaben einen Auftrag im Büro, und der Arbeiter hinter der Maschine nahm diese Aufgabe an und begann zu arbeiten. Wenn aber in der Zwischenzeit ein Kunde anrief und fragte, wie weit sie mit der Produktion sind, lautete die Antwort: Wir wissen es nicht. Wenn die Einkaufsabteilung fragte, ob mehr Material benötigt wird, war die Antwort die gleiche: Wir wissen es nicht.
Wie wir mit Automatisierung ein Problem sofort in eine Lösung verwandelt haben
Bei easy.bi gehen wir genau solche Herausforderungen an, und auch in diesem Fall fragten wir uns zunächst: Warum nicht dem Kunden einen ständigen Einblick in den Prozess selbst und in das, was die Arbeiter gerade tun, ermöglichen, damit er weiß, wie die tatsächliche Situation ist. So begannen wir, elektronische Arbeitsaufträge einzurichten und automatisierten den Prozess, sie vom Büro zum Mitarbeiter und zurück zu schicken. Der neue Ansatz hat zusätzliche Dimensionen hinzugefügt, da es nun ganz einfach geworden ist, nicht nur Mitarbeitern, Kunden und anderen Interessengruppen Einblick zu gewähren, sondern sogar ihren Kunden, die in der Lage waren, sofort und ohne einen Anruf eine Rückmeldung über den Status ihres Auftrags zu erhalten.
Wie können wir Ihnen helfen?
Wir glauben, dass es für jedes Problem irgendeine Form einer digitalen Lösung gibt, die Ihr Unternehmen "über Nacht" von einem chaotischen in einen klaren, strukturierten und kontrollierten Prozess verwandeln kann, in dem Sie Ihr Geschäft auf der Grundlage aktueller Informationen optimieren und effektive und fundierte Entscheidungen treffen, die Sie zum Erfolg führen.
