Business-Optimierung

7 Tipps, wie Sie Ihre Produktivität maximieren können

von Andrej Lovsin
7. Dezember 2021. 7 min

Wir bei easy.bi glauben fest daran, dass sich harte Arbeit auszahlt. Wenn Sie sich Gedanken machen und mit Leidenschaft an die Lösung Ihrer Probleme heran gehen, wird sich der Erfolg mit Sicherheit einstellen. Allerdings sind wir alle auch nur Menschen. Selbst wenn wir unser Bestes geben wollen, können wir uns manchmal schwertun. Die Inspiration kann sich uns entziehen, unsere Konzentration kann nachlassen und unsere Produktivität lässt dementsprechend nach.

Dies gilt insbesondere in der heutigen Zeit, in der sich die globale Gesundheitskrise auf die Arbeitsgewohnheiten und die Produktivität der Mitarbeiter weltweit auswirkt. Da die Menschen mit zahlreichen neuen Herausforderungen konfrontiert werden wie z.B. der Arbeit von Zuhause aus, der Vermeidung von Infektionen und der allgemeinen Umstellung des Lebensstils im Zusammenhang mit der Pandemie, ist die Aufrechterhaltung der Produktivität sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich wichtiger geworden als je zuvor.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige hilfreiche Tipps vor, die Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern und zu erhalten. Wir haben auch einige der häufigsten Räuber der Konzentration und Quellen des Aufschiebens hervorgehoben, vor denen Sie sich besonders in Acht nehmen müssen, wenn Sie derzeit von zu Hause aus arbeiten. Diese Vorschläge werden Ihnen helfen, Ihre Arbeitsmoral zu verbessern und Ihre besten Ergebnisse zu erzielen.

1. Erledigen Sie anspruchsvollere und schwierigere Aufgaben zu einem früheren Zeitpunkt des Arbeitstages

Im Allgemeinen sind die Menschen in den ersten Stunden des Tages, direkt nach dem Aufwachen, am produktivsten. Leider wird diese Zeit in der Regel nicht mit den konzentrationsintensivsten Aufgaben verbracht, sondern mit dem Beantworten von E-Mails, dem Surfen in sozialen Medien und auf Nachrichtenseiten oder sogar mit einem langen Arbeitsweg. Wenn möglich, sollten Sie versuchen, diese frühen Stunden zu nutzen und sie für Ihre wichtigsten Aufgaben zu verwenden, solange Sie noch die höchste Konzentration haben. Außerdem häufen sich während eines Arbeitstages in der Regel verschiedene Verpflichtungen, so dass es mit der Zeit immer schwieriger wird, sich auf eine einzige wichtige Aufgabe zu konzentrieren. Ideal ist es, wenn man sich einen Vorsprung verschafft, bevor man von allen belästigt wird.

2. Ablenkungen minimieren

Wir alle haben Gewohnheiten, die uns die Konzentration rauben und unsere Produktivität verringern. Wir schauen uns die Nachrichten von Freunden in den sozialen Medien an, lesen einen interessanten Artikel über die nächste große technische Innovation oder sehen uns ein lustiges Video an, das ein Kollege geteilt hat. Die meisten dieser Gewohnheiten sind für Unternehmen wie Facebook und YouTube eigentlich höchst erstrebenswert, da sie für die Beteiligung der Nutzer stehen und sich entweder über Werbung oder auf andere Weise in Gewinn umwandeln lassen. Daher setzen Unternehmen verschiedene Mechanismen ein, um ein kontinuierliches Engagement zu gewährleisten, was für Sie zu einem zerbrochenen Fokus führt. Dinge wie Push-Benachrichtigungen, ansprechende Nachrichten, farbenfrohe, attraktive Animationen und automatisch abspielende Videos zerstören letztlich Ihre Konzentration und bringen Ihr Gehirn dazu, die Aufmerksamkeit immer wieder auf die betreffende App zu lenken. Sie können versuchen, solche Ablenkungen auf verschiedene Weise zu minimieren. Der einfachste Ansatz ist, die App-Benachrichtigungen für einen bestimmten Zeitraum am Tag auszuschalten. Sie könnten sogar versuchen, einen bestimmten Zeitraum festzulegen, in dem Sie im Wesentlichen "vom Netz genommen" sind, d. h. von allen Formen der Kommunikation und Ablenkung abgeschnitten sind, damit Sie sich ausschließlich auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Das mag zwar einige Ihrer geschwätzigeren Kollegen verärgern und dazu führen, dass Sie den neuesten Hot-Take Ihres Lieblings-PC-Bloggers verpassen, aber die Produktivität bei der Erledigung Ihrer Aufgaben wird dadurch auf jeden Fall steigen.

3. Zerlegen Sie komplexe Aufgaben in kleinere Teile

Nehmen Sie diesen Ratschlag eines agilen Unternehmens an: Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern und Verzögerungen zu vermeiden, besteht darin, große Aufgaben in kleinere, leichter zu bewältigende Teile aufzuteilen. Das verschafft Ihnen nicht nur einen besseren Überblick über den Arbeitsfortschritt, sondern hat auch einen wichtigen psychologischen Effekt, denn die Erledigung einzelner Aufgaben fördert positive Gefühle, die Sie weiter motivieren können. Es ist alles eine Frage der Perspektive! Fragen Sie sich, welche Option nach einem ganzen Arbeitstag verlockender klingt:  

  • Ich hatte eine Aufgabe, und ich habe sie nicht erledigt.
  • Ich habe 6 von 10 Aufgaben, die ich mir vorgenommen habe, gelöst.

Die Fokussierung auf den Monolithen, den eine riesige Aufgabe darstellt, kann auch zu starker Verzögerung führen, weil wir sie uns als etwas vorstellen, das schwer zu lösen ist, so dass wir natürlich weniger geneigt sind, überhaupt den ersten Schritt zu tun.

 4. Machen Sie Pausen zwischen produktiver Arbeit

Entgegen der Intuition kann das Einlegen von Pausen bei der Arbeit die Arbeitsleistung tatsächlich steigern. Man geht davon aus, dass unser Gehirn zwei Funktionsweisen hat: den fokussierten Zustand, in dem wir uns vollkommen auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren, und den diffusen Zustand, in dem unser Gehirn entspannter ist und unsere Gedanken schweifen. Es hat sich gezeigt, dass wir unsere schwierigsten Probleme eher im diffusen als im konzentrierten Zustand lösen. Außerdem fördert eine Pause die Konzentration, was für die Produktivität entscheidend ist. Bei langwierigen Aufgaben fällt es uns von Minute zu Minute schwerer uns zu konzentrieren und bei der Sache zu bleiben. Dennoch ist Vorsicht geboten, denn einige Arten von Pausen können sich tatsächlich nachteilig auf die Gesamtproduktivität auswirken. Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, ist es keine gute Idee, Zeit mit sozialen Medien und Freizeit-Apps zu verbringen, da sie nicht nur unsere Aufmerksamkeit erregen, sondern sie auch nicht mehr loslassen. Ebenso ist es unwahrscheinlich, dass der gewünschte Konzentrationsschub eintritt, wenn eine Pause darin besteht, sich über das aktuelle Problem auszulassen. Der Schlüssel zu einer Pause ist die psychologische Loslösung, d. h. die mentale Trennung von den Gedanken an die Arbeit. Beispiele für Aktivitäten, die eine psychologische Trennung ermöglichen, sind Meditation oder körperliche Aktivität. Ein konkretes Beispiel, das beide Qualitäten in sich vereint, ist ein Spaziergang in der Natur.

5. Die Zwei-Minuten-Regel einführen

Die Zwei-Minuten-Regel ist sehr bekannt und besagt: "Wenn Sie eine Aufgabe oder Handlung haben, von der Sie wissen, dass sie in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, tun Sie es jetzt!" Die Zwei-Minuten-Regel funktioniert, weil wir durch die sofortige Erledigung einer Aufgabe die Zeit einsparen, die wir möglicherweise mit der Planung der Aufgabe verbringen, zukünftige Zeit dafür einplanen oder uns sogar vor ihr fürchten, wenn es sich um eine besonders lästige Aufgabe handelt. Wenn Sie die Zwei-Minuten-Regel gemeistert haben, können Sie ihre Philosophie sogar ein wenig anders anwenden und sie nutzen, um neue nützliche Gewohnheiten zu entwickeln. Wenn Sie beispielsweise beschlossen haben, das Lesen zur Gewohnheit zu machen, könnten Sie sich überlegen, jeweils nur eine Seite eines Buches zu lesen (was Sie weniger als 2 Minuten kosten wird). Da Sie alle unnötigen Verzögerungen aus dem Prozess eliminiert haben, werden Sie die gewünschten Aufgaben leichter ausführen und sie effizienter zu vollwertigen Gewohnheiten ausbauen. Sie werden überrascht sein, wie viel einfacher es ist, vom Lesen einer Seite pro Tag zum Lesen von 20 Seiten überzugehen, als zu versuchen, gleich mit 20 Seiten anzufangen.

6. Optimieren Sie Ihre Meetings

Große Produktivitätsverluste werden auch bei Besprechungen vermutet. Sie sind zwar wichtig, um Zusagen zu machen und laufende Aufgaben zu besprechen, lenken aber von der eigentlichen Arbeit ab und können aufgrund ihres wiederholenden Charakters zu Langeweile führen. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass in den Besprechungen keine Dinge besprochen werden, die für das Team als Ganzes nicht wichtig sind. Wenn jemand ein Problem hat, bei dem nur eine einzige Person helfen kann, sollte dies besser nur unter vier Augen besprochen werden. Auch die Wahl der räumlichen Anordnung der Sitzungen ist wichtig. Es hat sich gezeigt, dass Besprechungen im Stehen im Durchschnitt 34 % kürzer sind als Besprechungen im Sitzen und dass sie sowohl die Effizienz des Unternehmens als auch die Unternehmenskultur und die Gesundheit der Mitarbeiter fördern.

7. Sorgen Sie für ein angenehmes und aufgeräumtes Arbeitsumfeld

Unordnung und Desorganisation in Ihrem Büro können auch zu Desorganisation in Ihrem Kopf führen. Ein unordentliches Arbeitsumfeld sieht nicht nur unordentlich und ablenkend aus, sondern kann auch Schuldgefühle und allgemeines Unbehagen hervorrufen, die sich sogar zu Stress oder Angstzuständen ausweiten können. Lassen Sie sich durch Unordnung nicht davon abhalten, Ihre Arbeit so gut wie möglich zu machen. Überlegen Sie, ob Sie sich regelmäßig Zeit für die Entrümpelung Ihres Schreibtischs, Ihres allgemeinen Arbeitsbereichs und sogar Ihres Computer-Desktops nehmen sollten.

Die oben genannten Punkte sind einige der wichtigsten, um die Produktivität am Arbeitsplatz (und anderswo) zu maximieren und aufrechtzuerhalten. Wir fassen sie zusammen als Priorisierung wichtiger und kleiner Aufgaben, Zerlegung großer Probleme, Pausen und Aufrechterhaltung einer sauberen Arbeitsumgebung. Meiner Meinung nach spielen alle diese Punkte eine große Rolle bei der Gewährleistung der Produktivität und sind zudem recht einfach umzusetzen! Wenden Sie sie auf Ihren Arbeitsprozess an und Sie werden schnell Ergebnisse sehen!

Wenn Sie unsere Hilfe bei der Steigerung Ihrer Produktivität durch die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!