Zwei Personen, die an einem Laptop an einem Schreibtisch zusammengearbeitet haben, in ihre Arbeit vertieft.

9 brennende Fragen, die Sie beantworten müssen, bevor Sie ein Projekt starten

January 23, 2024

Sie planen also ein neues Projekt mit der Absicht, Ihr Projekt unter Einhaltung höchster Qualitätsstandards pünktlich und innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens zum Abschluss zu bringen. Aber gleichzeitig sind Sie verunsichert, ob es die gewünschten Ergebnisse bringen wird oder nicht?

Nun, der Schlüssel zum Erfolg ist die richtige Planung des Projekts, die als ein zentrales Element des modernen Projektmanagements gilt. Ein richtig geplantes Projekt reduziert Unsicherheiten und erhöht die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs.

In Wirklichkeit ist die Planung die wichtigste und leider am meisten vernachlässigte Phase des Projekts. Meistens konzentrieren wir uns in erster Linie darauf, wie wir das Projekt so schnell wie möglich abschließen können, aber hier liegt die versteckte Falle.

Es gibt ein berühmtes Sprichwort: Wer nicht plant, plant zu scheitern.

Die meisten Projekte scheitern teilweise oder ganz aufgrund schlechter Planung zusammen mit anderen Gründen wie schlechtem Anforderungsmanagement, fehlenden Ressourcen und mangelndem Verständnis des Projektlebenszyklus. Unternehmen investieren oft nicht genug Zeit und Geld in die Planung, was zum Scheitern von Projekten führt.

Kurz gesagt, die richtige Planung spielt eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. Lassen Sie uns nun die 9 brennenden Fragen durchgehen, die während der Planungsphase vor dem Projektstart beantwortet werden müssen.

Was ist der Zweck des Projekts?

Ein besseres Verständnis des Projektzwecks kann zu den gewünschten Ergebnissen und einer verbesserten Leistung führen. Es führt auch zu einer besseren Motivation unter den Teammitgliedern. Sobald Sie dem Projekt zugewiesen sind, müssen Sie sich ein klares Bild von dessen Zielen machen. Das kann man tun, indem man Folgendes festhält:

Welche Umstände haben zu dem Projekt geführt?
Von wem stammt die Idee?
Wer sind die Nutznießer des Projekts?

Wer sind die Stakeholder des Projekts?

Die Identifizierung der Stakeholder des Projekts kann Ihnen dabei helfen, eine effektive Strategie für das Stakeholder-Management zu entwickeln. Sie können dies tun, indem Sie deren Beteiligung je nach Bedarf in den verschiedenen Phasen des Projekts planen. Die Einbindung der Stakeholder stellt sicher, dass diese mit an Bord sind und volles Vertrauen in die Entscheidungen haben, die zum Wohle des Projekts getroffen werden. Außerdem werden Sie die Bedürfnisse und Bedenken der Stakeholder in der frühen Phase des Projekts besser verstehen. Daher können Sie rechtzeitig auf sie eingehen. Außerdem wird es helfen, die Kommunikation zu verbessern und Konflikte zwischen den Beteiligten zu vermeiden.

Was sind die erwarteten Ergebnisse des Projekts?

Sie müssen alle möglichen Ergebnisse angeben, die Sie von dem Projekt nach dessen Abschluss erwarten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie alle Phasen des Projekts klar beschrieben und die erforderlichen Leistungsziele einbezogen haben. Vergessen Sie nicht, die erwarteten Ergebnisse und Resultate mit den Projektbeteiligten zu besprechen, damit alle auf der gleichen Seite sind.

Wurden die Verantwortlichkeiten allen Beteiligten zugewiesen?

Sie müssen alle Projektaktivitäten identifizieren, die durchgeführt werden müssen, damit die Projektleistungen rechtzeitig erbracht werden können. Danach müssen Projektzeitpläne und Ressourcenschätzungen entwickelt werden. Sobald dies erledigt ist, ist es an der Zeit, allen Beteiligten, die an der Projektdurchführung beteiligt sind, Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Dies wird Ihnen helfen, die Projektleistung zu überwachen und das Projekt auf Kurs zu halten. Jeder Beteiligte ist für die ihm zugewiesene Aufgabe verantwortlich und rechenschaftspflichtig.

Wurden die Verantwortlichkeiten allen Beteiligten zugewiesen?

Eine wichtige Sache, die Ihnen bei der Einhaltung von Projektzeitplänen helfen kann, ist die Entwicklung eines detaillierten Projektplans. Definieren Sie alle Aktivitäten mit einem eindeutigen Start- und Enddatum zusammen mit Zwischen Meilensteinen. Sie können die Technik des Projektstrukturplans (PSP) verwenden, um alle Aktivitäten des Projekts aufzulisten und sie dann zu planen. Sobald Sie diesen Zeitplan erstellt haben, können Sie die Mitglieder des Projektteams effektiv führen und die Aufgaben richtig zuweisen. Der Zeitplan hilft Ihnen auch dabei, den Fortschritt der einzelnen Aktivitäten zu überwachen. Sie werden auch eine bessere Kontrolle über das gesamte Projekt haben.

Was ist das Start- und Enddatum der einzelnen Aktivitäten?

Was ist der Risikomanagementplan?

Unabhängig davon, wie gut Sie ein Projekt planen, gibt es immer die Möglichkeit eines Risikos, dass das Projekt negativ beeinflussen kann. Die Implementierung des Risikomanagement-Plans und die Berücksichtigung von Risiken als Herausforderung, bevor sie auftreten, kann das Scheitern eines Projekts verhindern. Zu den Strategien, die in einem Risikomanagementplan ergriffen werden können, gehören die Verringerung der negativen Auswirkungen von Risiken, die Vermeidung von Risiken, die Anpassung an die Folgen von Risiken und die Verlagerung von Risiken auf andere Parteien. Die Fähigkeit, ein bestimmtes Risiko zu verstehen und zu kontrollieren, gibt Ihnen mehr Sicherheit im Entscheidungsprozess.

Haben Sie eine gemeinsame Sprache für das Projekt entwickelt?

Eine klare Kommunikation innerhalb eines Projektteams gilt als der wichtigste Erfolgsfaktor. Sie können dies sicherstellen, indem Sie eine gemeinsame Sprache entwickeln und so das Verständnis zwischen den Projektbeteiligten verbessern, ein gutes Bild der Organisation vermitteln und eine bessere Organisationskultur fördern.

Haben Sie eine Ressourcenplanung durchgeführt?

Die Ressourcenplanung ist der Prozess, bei dem die Ressourcen wie Personal, Ausrüstung, Materialien, Geldmittel usw. zusammen mit ihren Mengen bestimmt werden, die für die Durchführung der Projektaktivitäten erforderlich sind. Sie kann Ihnen helfen, die Projektergebnisse mit den verfügbaren Ressourcen abzustimmen. Ohne eine angemessene Ressourcenplanung kann es schwierig sein, die Projektzeitpläne und die damit verbundenen Kosten zu kontrollieren.

Hier ist die wichtige Wendung ...

Alle oben genannten Probleme können mit den richtigen Werkzeugen und einer Prozessoptimierung erheblich vereinfacht werden. Wir bei easy.bi haben unsere Leidenschaft in diesem Bereich gefunden und uns darauf konzentriert, Lösungen anzubieten, die beides ermöglichen - Projektmanagement und Optimierung Ihres Tagesgeschäfts.

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Andrej Lovsin

Mein Name ist Andrej. Ich bin Unternehmer, Mentor, ehemaliger Softwareentwickler und Investor. Meine unternehmerische Reise begann, als ich 16 Jahre alt war, und meine Begeisterung für Softwareentwicklung, als ich 12 Jahre alt war. Für mich sind Probleme wie Puzzles, die darauf warten, gelöst zu werden. Mein treuer Begleiter bei dieser Aufgabe ist einfach ein Whiteboard. Ich glaube fest daran, dass eine Zeichnung ausdrücken kann, was hundert Worte nicht können. Im Laufe der Jahre habe ich erfolgreich Unternehmen in verschiedenen Branchen gegründet. Eines der herausragenden Beispiele ist easy.bi, ein Technologie-Start-up, das sich auf intelligente SaaS-Lösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen spezialisiert hat. Da ich den Wert des gemeinsamen Erfolgs erkannt habe, widme ich meine Zeit dem Mentoring zukünftiger Unternehmer und helfe ihnen beim Aufbau und der Führung ihrer Unternehmen. Darüber hinaus suche ich aktiv nach Möglichkeiten, in Projekte zu investieren und mit Unternehmer*innen zusammenzuarbeiten, die meiner Vision von innovativen Technologien entsprechen. Im Grunde bin ich weder ein Entwickler noch ein Unternehmer. Ich betrachte mich als jemanden, der ständig an der Lösung von Problemen arbeitet. Als Investor und Mentor möchte ich diejenigen unterstützen, die Rat suchen. Mein Auftrag ist klar: Ich möchte Innovationen fördern und zu ihnen beitragen. Mein Ansatz ist einfach: Ich konzentriere mich darauf, Dinge aufzuschlüsseln, Möglichkeiten zu erforschen und einen sinnvollen Unterschied in der Unternehmenstechnologie zu machen. Ich bin immer zu einem Gespräch bereit. Ob persönlich oder bei einem virtuellen Kaffee, ich bin nur einen Klick entfernt. Vielleicht können wir gemeinsam neue Erkenntnisse gewinnen.

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